Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Voorraadadministratie

Om goed inzicht te krijgen in de goederen die je inkoopt en de hoeveelheid voorraad die je nog hebt, hou je een voorraadadministratie bij. Dit is belangrijk omdat je zo kunt bepalen wat uiteindelijk de brutowinst is voor de gehele keuken. De brutowinst is gelijk aan de omzet (verkoopprijs) min de inkoop plus voorraad. Van de brutowinst moeten alle verdere kosten betaald worden zoals lonen, huur, onderhoud etc.
De chef-kok is meestal verantwoordelijk voor het beheer en de administratie van de voorraad. De voorraad omvat alle grondstoffen en ingrediënten die op voorraad staan.

In sommige grote bedrijven zoals grote hotels, instellingen of cateraars is er voor het beheer van het magazijn een magazijnmeester in dienst. In kleine restaurants wordt het voorraadbeheer door de eigenaar/ondernemer zelf uitgevoerd. Tegenwoordig zijn er allerlei systemen die je kunnen helpen bij voorraadbeheer of systemen die automatisch de goederenstroom in de gaten houden. De voorraadadministratie kan in verschillende stappen worden verdeeld:
1. Het invoeren van bestellingen: meestal gebeurt dit direct op de website van de leverancier. Hierdoor staat ook vast wat je besteld hebt en het is goed te controleren.
2. Het verbruik van goederen: welke en hoeveel producten heb je nodig om een gerecht te maken? Dit gaat dus van de voorraad af.
3. Het opnemen van stockvoorraden: wat is er nog over van de voorraad aan het eind van een bepaalde periode, bijvoorbeeld maand of kwartaal.

Het invoeren van bestellingen

Grondstoffen en producten breng je na ontvangst en controle naar het magazijn, de koeling of diepvriezer. Hier worden zij klaargezet voor gebruik. Het is belangrijk om deze producten te controleren en of de producten ook werkelijk besteld zijn. We controleren voor de voorraadadministratie de volgende zaken:
– de naam van het product,
– het artikelnummer van de leverancier,
– de hoeveelheid,
– de verpakkingseenheid.

Het is aan te raden om ook gegevens over het minimale en maximale voorraadniveau van de grondstoffen aan te geven. De minimale hoeveelheid is, je raadt het al, de hoeveelheid die minimaal aanwezig moet zijn. Die hoeveelheid moet vastgesteld worden om geen tekort aan grondstoffen te hebben. De minimale hoeveelheid wordt gebaseerd op een combinatie van de verbruikssnelheid en de leveringstermijn van de grondstoffen. De leveringstermijn, ook wel levertijd genoemd, is de tijdsduur tussen het plaatsen van de bestelling en het ontvangen van de levering. De maximale hoeveelheid is uiteraard de hoeveelheid die maximaal aanwezig mag zijn. Deze hoeveelheid wordt vastgesteld om te voorkomen dat er te veel grondstoffen zijn (geld!) en te veel ruimte door de voorraad in beslag wordt genomen. De informatie over minimale en maximale voorraad is een handig hulpmiddel om de juiste bestellingen te plaatsen.

Het verbruik van goederen

Je kunt het verbruik van de magazijnvoorraad effectief controleren. Daarvoor is het nodig dat je de uitgifte van de voorraad naar de verschillende afdelingen registreert. Een voorraadsysteem werkt alleen als de verantwoordelijkheid voor de magazijnvoorraad bij één persoon is neergelegd, bijvoorbeeld de chef-kok. Zodra grondstoffen van de voorraad uitgegeven zijn, moet je de voorraad en de voorraadadministratie bijwerken om een kloppend overzicht te houden. Het komt ook voor dat je producten uit de keuken moet terugzenden, omdat de verkeerde grondstoffen zijn uitgevraagd. Je zult begrijpen dat je ook deze handeling moet registreren om de voorraadadministratie weer kloppend te maken.

Het opnemen van stockvoorraden

In de meeste keukens wordt elke maand de stockvoorraad opgenomen. Dan worden de daadwerkelijke hoeveelheden grondstoffen in de magazijnen, koelcellen en diepvriescellen geteld en geregistreerd. Daarvoor worden voorraad-stocklijsten gebruikt. Het bedrijf heeft deze voorraadgegevens nodig om de brutowinst te berekenen en te controleren.
Brutowinst = verkoop – (inkoop + voorraad)

Elke keuken streeft naar een bepaald brutowinstpercentage, bijvoorbeeld 70%. Als het percentage lager is dan afgesproken, worden alle cijfers nader bestudeerd om de oorzaak te zoeken. De chef-kok moet alle inkoop- en voorraadgegevens als bewijsmateriaal kunnen tonen. Oorzaken van een te laag brutowinstpercentage kunnen zijn:
– slechte kwaliteit van grondstoffen, bijvoorbeeld bederf, waardoor grondstoffen zijn weggegooid.
– productiefouten, bijvoorbeeld omdat een kok patés heeft laten verbranden.
– derving, bijvoorbeeld omdat grondstoffen vermist worden.

Het is daarom van belang om ook deze gegevens te registreren om zo snel mogelijk te kunnen ingrijpen als een brutowinstcijfer niet goed is.