Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inkoop-/besteladministratie

Inkopen is meer dan bestellen; de inkoop bepaalt voor een groot deel wat de verkoopprijs in het restaurant moet zijn. Bij de inkoop bepaal je de kwaliteit van de grondstoffen en producten waarmee je wilt werken en brengt dit in verhouding met de prijs. Er bestaat dus een wezenlijk verschil tussen inkopen en bestellen.

Bij het inkopen van grondstoffen in keukens ben je vooral bezig met:
– het aanvragen van prijzen bij verschillende leveranciers;
– het vergelijken van de prijzen van de grondstoffen;
– het onderhandelen met de leveranciers en zo nodig het afsluiten van contracten;
– het samenstellen van bestellijsten, of het inrichten van de digitale bestelomgeving;
– de administratieve afhandeling van de bestelling.

Leveranciers sturen vaak bestellijsten met nieuwe prijzen of aanbiedingen per e-mail of fax toe of houden je op de hoogte via bestelsystemen op internet. De inkoper kan dan zo veel mogelijk gebruik maken van speciale ‘aanbiedingen’. In de meeste keukens zal de chef-kok of de eigenaar dat zelf doen.

Bij het bestellen worden meestal alleen de hoeveelheden van de te leveren grondstoffen doorgegeven binnen gemaakte afspraken. Het is van belang dat jij weet hoe grondstoffen en ingrediënten besteld worden en hoe dit administratief wordt afgehandeld. In de meeste keukens koop je niet alle soorten ingrediënten en producten even vaak in en ook niet altijd bij dezelfde leverancier.

Je maakt bij de inkoop onderscheid tussen verschillende leveranciers:
– De verse grondstoffen worden dagelijks besteld, bijvoorbeeld bij de groenteboer en de bakker.
– De vers gekoelde grondstoffen worden dagelijks of om de twee dagen besteld, bijvoorbeeld bij de zuivelhandel, de slager, de visleverancier en de poelier.
– De magazijngrondstoffen worden een keer per week of een keer per twee weken besteld bij de horecagroothandel of gespecialiseerde kruidenier.
– De diepvriesgrondstoffen worden een keer per twee weken besteld bij de groothandel.

De inkoop en daardoor ook de administratie verloopt per leverancier. Bijna alle leveranciers werken met eigen bestellijsten. Het zal zeker voorkomen, dat jij zelf zo’n lijst mag invullen. In de meeste bedrijven is de chef-kok verantwoordelijk voor de inkoop- of bestelprocedure. De bestelprocedure bestaat uit de volgende activiteiten:
– het plaatsen van de inkoopbestellingen,
– het ontvangen van de bestellingen,
– het afwikkelen van de administratie van bestellingen (factuurcontrole, prijsvergelijking van de bestelbon en de factuur).

In sommige grote bedrijven vind je voor de inkoop van ingrediënten en producten aparte functionarissen.

Bij de grote instellingen vind je bijvoorbeeld een Hoofd Voeding, in de hotelbranche een Food & Beveragemanager. Bij kleine bedrijven wordt de inkoop en de controle op de inkoop meestal door de chef-kok of eigenaar/ondernemer zelf uitgevoerd.

Het bestellen van ingrediënten en producten kunnen we in verschillende stappen verdelen:
1. Het opstellen van de bestelling. Hoeveel heb je nodig van een product en wanneer.
2. Het plaatsen van de bestelling. Het doorgeven van de bestelling via e-mail of fax, met bevestiging.
3. Het controleren van de bestelling. Komen de producten die besteld (op tijd) binnen en voldoen zij aan de eisen?
4. Controle van facturering/rekeningen. Kloppen de prijzen nog met de afspraken die gemaakt zijn?

De bestelling opstellen

Voor het bestellen van ingrediënten en producten bij leveranciers gebruik je bestelformulieren. Elke leverancier heeft een apart bestelformulier. Daarop staan alle grondstoffen vermeld. Op een vast tijdstip van de dag, iedere middag of avond, worden de bestellingen gemaakt voor de volgende dag(en). Vaak worden de bestellingen opgesteld door één van de koks of door de chef-kok zelf. Dit gebeurt als volgt:
– je vult het aantal grondstoffen op de lijst in,
– je vermeldt de afleverdatum op de bestellijst, en
– je laat de lijst aftekenen door de eindverantwoordelijke, de chef-kok.

De bestelling plaatsen

Het komt tegenwoordig steeds vaker voor dat je de bestellingen naar de leveranciers per e-mail verstuurt. Dat heeft twee voordelen. Ten eerste is de kans op fouten nagenoeg uitgesloten. Ten tweede heeft de leverancier direct bevestiging van de bestelling. Als je bestellingen via de telefoon doorgeeft, moet je ook nog een schriftelijke bevestiging sturen. Nadat je de bestelling hebt geplaatst, berg je de ingevulde bestellijst op, in een map of ordner voor 'geplaatste' bestellingen. Je bergt ze per leverancier op datum op. Zo kan een ieder zien wat er besteld is en wanneer het geleverd wordt.

De bestelling controleren

De binnengekomen levering controleer je aan de hand van een pakbon. Hierop staan alle producten genoemd die worden geleverd, deze moeten gelijk zijn aan de daadwerkelijk geleverde producten. Je controleert of de hoeveelheden die besteld zijn overeenkomen met de bestellijst. Ook beoordeel je of het product van de juiste kwaliteit is en of de verpakkingen en de temperatuur in orde zijn. Voor koelverse producten is dit < 7 °C , vis en gevogelte < 4 °C en diepvriesproducten < -18 °C. Deze temperaturen moeten geregistreerd worden in de HACCP-checklijsten. Het is belangrijk om afwijkingen direct te melden bij de leidinggevende en/of bij de leverancier en dit vast te leggen op een klachtenformulier.

Controle van facturering/rekeningen

Dit wordt vaak gedaan door de chef-kok of ondernemer. Facturen of rekeningen vergelijk je met de pakbon, die moet overeenkomen met de factuur. Verder controleer je of de gemaakte afspraken zijn nagekomen. Staat de juiste prijs op de factuur en kloppen de hoeveelheden?