Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inhoud

Inleiding

Nadat een bestelling binnenkomt, is de volgende stap het controleren van de ontvangen goederen. Dit doe je omdat je wilt nagaan of de bestelde goederen in de juiste hoeveelheid en met de juiste kwaliteit zijn geleverd. Je ontvangt immers een rekening voor de bestelde goederen.

Na levering kunnen goederen ontbreken, beschadigd of misschien wel bedorven zijn. Ook kan het gebeuren dat de leverancier de verkeerde goederen heeft geleverd. Als er in zulke gevallen geen controle is geweest, betaal je ten onrechte voor de goederen. En je grijpt mis: je dacht immers dat het besteld was. Bij een goede controle had je kunnen ontdekken dat de levering niet correct was.

Controle is belangrijk om derving te voorkomen.

Controle ingekomen goederen: wat en waarom? ↑Naar boven

[DOMProcessingInstruction - ]Nadat een bestelling binnenkomt, is de volgende stap het controleren van de ontvangen goederen. Als horecaondernemer of manager doe je dit meestal niet zelf, maar vraag je aan het personeel dit te doen. Het controleren van de goederenontvangst vraagt tijd van het personeel. Dat kost natuurlijk geld. Maar als de controle niet gebeurt, kan dat leiden tot derving. En dat kost ook geld.

In de praktijk is gebleken dat de kosten voor het controleren van de ontvangen goederen lager zijn dan de verliezen die de horecaonderneming heeft door derving. Het hangt er daarbij wel vanaf hoe intensief de controle wordt uitgevoerd.

Ook de mate van automatisering van de administratieve procedures zal van bedrijf tot bedrijf verschillen. Bij sommige grotere horecaorganisaties wordt na binnenkomst de levering gecheckt en direct in het administratieve systeem ingevoerd. In het administratieve systeem is een koppeling die ervoor zorgt dat de levering betaald wordt. Dat is natuurlijk erg efficiënt, maar in aanschaf en onderhoud is zo’n systeem duur, waardoor het voor kleinere onderneming (nog) niet loont.

[DOMProcessingInstruction - ]
Op dit formulier staat precies wat is geleverd en hoeveel.

[DOMProcessingInstruction - ]Bij de horeca is de omloopsnelheid van de diverse producten groot. Een krop sla kan je geen weken goed houden. Ook kan het soort producten wisselen als de kaart verandert. Door die hoge omloopsnelheid wil je goed in de gaten houden wat je hebt en wat je misschien nu nog wel hebt, maar snel opraakt. Het komt niet goed over bij je gasten als je het aardbeiengebak deze week als aanbieding hebt, maar je hebt ’s ochtends na elven al geen enkel stuk aardbeientaart meer. Als dat steeds gebeurt, zou het kunnen betekenen dat:

  • je steeds te weinig bestelt;

  • je steeds te weinig geleverd krijgt;

  • je wel geleverd krijgt, maar van het verkeerde artikel (bijvoorbeeld perzikentaart);

  • je wel voldoende geleverd krijgt, maar die aardbeientaarten zijn tijdens transport te erg beschadigd;

  • personeel ook dol is op deze taart en zich tegoed doet aan de taart.

[DOMProcessingInstruction - ]Daarom wil je dus dat er gecontroleerd wordt wat er binnenkomt in vergelijking met wat je besteld hebt en of het van een goede kwaliteit is. Omdat er ook tijdens de opslag van goederen wel eens wat mis kan gaan, zul je tussentijdse controles doen door te stocken. Zo weet je of je administratieve voorraad klopt met de technische voorraad.

Soorten controles

Op de inkomende goederen kun je twee soorten controles uitvoeren, namelijk:

  • kwantitatieve controle;

  • kwalitatieve controle.

Kwantitatieve controle

Bij de kwantitatieve controle van de ontvangen goederen wordt er gecontroleerd of de hoeveelheid binnengekomen goederen overeenkomt met de hoeveelheid bestelde goederen. Een kwantitatieve controle is vrij gemakkelijk uit te voeren. Het aantal colli moet geteld worden, en dat is meestal snel gebeurd. Colli zijn verpakte eenheden, zoals dozen, kratten of kisten.

Zonder kwantitatieve controle zou deze doos misschien nooit gemist zijn.

Kwalitatieve controle

Bij de kwalitatieve controle van de ontvangen goederen wordt er gecontroleerd of de goederen in een goede staat verkeren. Je kijkt dan bijvoorbeeld of ze niet beschadigd zijn, of bijvoorbeeld groenten er fris en goed uitzien. Een kwalitatieve controle kost meer tijd en is dus duurder.

Soorten afwijkingen

Bij het uitvoeren van een kwantitatieve controle kan ontdekt worden dat de hoeveelheid goederen niet klopt met de bestelling. Er is of te veel of juist te weinig van een bepaald artikel geleverd.

Voorbeelden van afwijkingen die bij een kwaliteitscontrole ontdekt kunnen worden, zijn:

  • verkeerd geleverde goederen (bijvoorbeeld perzikentaart in plaats van aardbeientaart, flessen rode wijn uit de Languedoc in plaats van witte wijn, ossenhaas in plaats van biefstuk);

  • beschadigde goederen;

  • goederen waarvan de houdbaarheidsdatum voorbij is.

Derving

Het niet ontdekken van afwijkingen in een geleverde bestelling kan leiden tot derving. Derving betekent verlies van waarde van goederen door bijvoorbeeld breuk, diefstal of bederf. Immers, een niet-volledig geleverde partij goederen waarvoor wel wordt getekend, betekent dat je geld betaalt voor goederen die je helemaal niet ontvangen hebt.

In de horeca bied je je gasten iets te eten of te drinken aan en dat moet natuurlijk goed smaken. Dat begint allemaal met de producten die je binnenkrijgt na een bestelling. Als die producten niet goed zijn, werkt dat natuurlijk door in het eten en drinken. Dus moet je al goed opletten bij binnenkomst.

Interne criminaliteit

Het niet controleren van binnengekomen goederen kan leiden tot interne criminaliteit. ‘Minder betrouwbare’ medewerkers kunnen dan vrij gemakkelijk producten stelen, omdat het in dit soort gevallen altijd erg moeilijk is na te gaan wie er nou schuldig is. Heeft de medewerker zich niet netjes gedragen of heeft de leverancier inderdaad niet voldoende geleverd?

Administratieve controle ↑Naar boven

Bij een goede controle van de goederen hoort ook een goede administratie.

Documentcontrole

Bij de administratie moet je verschillende documenten invullen, zoals:

  • de order en de orderbevestiging;

  • de vrachtbrief;

  • de pakbon;

  • de ontvangstbon;

  • de factuur;

  • de manco-, breuk- of teveellijst;

  • de niet-te-leveren (NTL)-lijst;

  • het logboek.

Als ondernemer of manager zul je deze taken meestal niet zelf uitvoeren. Wel moet je medewerkers kunnen uitleggen wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen. En ook wil je natuurlijk op de hoogte worden gesteld bij afwijkingen, zodat je contact kunt opnemen met de leverancier. Evalueer steeds hoe de controle verloopt en stuur bij waar dat nodig is. De ene medewerker heeft meer tijd en begeleiding nodig en de ander een strenge baas die hem bij de les houdt.

Order en orderbevestiging

Een orderformulier wordt gebruikt bij het bestellen van de goederen. Een horecaondernemer of manager bestelt goederen bij de leverancier door het plaatsen van een order. Een order is een opdracht van de afnemer aan de leverancier voor de levering van goederen.

Nadat de leverancier de order heeft ontvangen, stuurt hij ter bevestiging van de bestelling een overzicht van de bestelde goederen terug: de orderbevestiging. Het is belangrijk de order en de orderbevestiging met elkaar te vergelijken.

Vrachtbrief

Een vrachtbrief is een lijst van de geplaatste bestellingen waarop is ingevuld welke goederen geleverd zijn. Bij aflevering moet aan de hand van de ontvangen vrachtbrief gecontroleerd worden of het aantal colli klopt. De medewerker controleert daarbij ook op zichtbare beschadigingen. Als alles in orde blijkt te zijn, ondertekent hij de vrachtbrief. Als hij bij de controle ontdekt dat óf het aantal geleverde goederen niet klopt óf dat enkele geleverde goederen beschadigd zijn, dan vermeldt hij dit op de vrachtbrief.

De vrachtbrief bestaat uit drie delen:

  • het origineel voor de afnemer van de goederen (de horecaondernemer of manager);

  • een kopie voor de chauffeur als bewijs van aflevering;

  • een kopie voor de leverancier als bewijs dat de afnemer de goederen heeft ontvangen.

De vrachtbrief wordt alleen gebruikt als de leverancier het bezorgen van de goederen uitbesteedt aan een vervoersbedrijf. Als de leverancier zelf het transport verzorgt, is er geen vrachtbrief. Er zal dus niet altijd een vrachtbrief bij de geleverde goederen zitten. In dat geval is de pakbon het enige controlemiddel dat je hebt.

Pakbon

Op de vrachtbrief staat het aantal colli vermeld, op de pakbon van de leverancier staat het aantal geleverde stuks. Deze pakbon wordt in het magazijn van de leverancier gebruikt bij het verzamelen van de goederen die op de order van de afnemer staan. Voor de pakbon worden ook andere benamingen gebruikt, zoals paklijst, verzendbon en verzendlijst.

Check steeds goed wat er binnenkomt. Zo kun je tijdig bijsturen en voorkom je dat je moet betalen voor goederen die niet zijn geleverd!

Het aantal geleverde stuks vergelijk je met de aantallen op de pakbon. Je controleert ook of de goederen op de pakbon dezelfde zijn als de goederen in de verpakking. Zo kun je zien of je de juiste goederen hebt ontvangen.

Op een pakbon staan de volgende gegevens:

  • soort goederen;

  • aantal goederen per soort;

  • omschrijving van de goederen (bijvoorbeeld de portionering);

  • artikelnummer.

De administratie kan de pakbon en/of vrachtbrief twee keer gebruiken als controlemiddel. De eerste keer kan de administratie de informatie op de pakbon en/of vrachtbrief vergelijken met de orderbevestiging. Zo kun je zien of de geleverde goederen overeenkomen met de bestelde goederen. De tweede keer kan de administratie de pakbon en/of vrachtbrief vergelijken met de factuur. De totaalprijs op de pakbon wordt dan vergeleken met de totaalprijs op de factuur. De leverancier kan namelijk - per ongeluk - meer goederen in rekening hebben gebracht dan hij feitelijk geleverd heeft.

Als alles goed is gegaan bij het bestellen en leveren, dan verschillen de orderbevestiging, pakbon en de vrachtbrief niet van elkaar. Medewerkers die de goederen in ontvangst nemen, moeten dus weten dat ze aan de bel moeten trekken als het niet klopt. Het is aan jou welke verantwoordelijkheid je jouw medewerkers geeft in het afhandelen van deze bestelproblemen.

Ontvangstbon

De pakbon en/of vrachtbrief worden dus door de ontvanger gebruikt bij kwantiteits- en kwaliteitscontrole van de geleverde goederen. Als de geleverde partij in orde blijkt te zijn, vul je een ontvangstbon in. Een ontvangstbon is een bon waarop de informatie van de geleverde goederen wordt vermeld en die door de administratie wordt gebruikt als bewijs van ontvangst.

Op de ontvangstbon moet het volgende worden ingevuld:

  • het aantal;

  • de artikelomschrijving;

  • het artikelnummer;

  • de prijs.

Factuur

Een factuur is een rekening van de leverancier die door de afnemer moet worden betaald.

De ontvangstbon is voor de administratie het bewijs dat de bestelde goederen zijn aangekomen. Als de ontvangstbon door de administratie is verwerkt, kan de factuur van de leverancier worden betaald. De factuur moet eerst worden vergeleken met de ontvangstbon.

Manco-, breuk- of teveellijst

Als bij de kwantiteits- en kwaliteitscontrole blijkt dat er goederen ontbreken of beschadigd zijn of als er te veel zijn geleverd, dan vul je dit in op een mancolijst, breuklijst of teveellijst. Meestal stuur je beschadigde en te veel geleverde goederen terug aan de leverancier.

Niet-te-leveren-lijst (NTL-lijst)

Het kan gebeuren dat de leverancier niet alle bestelde goederen in voorraad heeft. Als dit het geval is, voegt de leverancier een NTL-lijst bij. Dit is een computeruitdraai waarop je kunt zien welke goederen niet geleverd konden worden. Een NTL-lijst wordt ook wel een back-orderlijst genoemd.

Logboek

In het logboek noteer je de gegevens van de ontvangen goederen. Het logboek is een boek waarin genoteerd wordt welke goederen door wie wanneer geleverd zijn. Ook de goederen die je terugstuurt vanwege beschadigingen, noteer je in het logboek. Zo heb je een goed overzicht van ontvangen en teruggestuurde goederen. Door het logboek heb je alle gegevens bij de hand.

Controleprocedure

Met behulp van de eerste drie documenten (order en orderbevestiging, vrachtbrief, pakbon) vinden er controleactiviteiten plaats. Deze controleactiviteiten kunnen effect hebben op de invulling van de andere vijf documenten (ontvangstbon, factuur, manco-, breuk- of teveellijst, NTL-lijst en logboek).

Activiteit

Document

Bestellen

Order

Controle overzicht bestelde goederen

Orderbevestiging

Controle colli (kwantiteit en kwaliteit)

Vrachtbrief, NTL-lijst

Controle stuks en artikelnummer (kwantiteit en kwaliteit)

Pakbon, manco-, breuk- of teveellijst, NTL-lijst

Noteren van ontvangen goederen

Ontvangstbon, logboek

Controle door middel van vergelijking van documenten

Pakbon met orderbevestiging en pakbon met factuur

Betaling

Factuur

 

 

In samenwerking met het

© Noordhoff Uitgevers bv