Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inhoud

Inleiding

Of je thuis nu wel of niet verantwoordelijk bent voor de logistiek, het zal je niet ontgaan als de chips op is, of het wc-papier. Je zorgt er dan voor dat de voorraad wordt aangevuld: je gaat boodschappen inslaan, of vraagt het anderen. Als je vergeet om dat te doen, kun je voor vervelende verrassingen komen te staan. Is er een keer geen chips in huis, dan is het niet zo’n ramp natuurlijk. Maar wanneer je met je broek op je enkels zit als blijkt dat alle wc-papier op is...

Slechte voorraadplanning kan tot problemen leiden.

Als manager of ondernemer ben je verantwoordelijk voor de begeleiding bij ontvangst en opslag van de producten die nodig zijn om een horecabedrijf te runnen. In de volgende paragrafen leer je wat daar allemaal bij komt kijken.

Voorraadbeheer ↑Naar boven

Als ondernemer of manager moet je alle ontwikkelingen volgen, logisch nadenken en goed kunnen plannen. Dat zijn vaardigheden die je elke dag hard nodig hebt. Ook moet je het verloop van alles wat er in het horecabedrijf gebeurt op je duimpje kennen. Bepaalde producten lopen in het zomerseizoen harder dan in de winter. En dus liggen in de zomer de ijsjes op een goed bereikbare plek in het vriesvak. Je weet precies hoe je de ontvangst van producten coördineert en waar je ze opgeslagen wilt hebben. Op een handige plaats, zodat ze, als ze nodig zijn, direct het horecabedrijf in kunnen.

Het beheren van de voorraad is een belangrijke steunpilaar van het succes van je bedrijf. Je wilt niet te weinig voorraad hebben. Want dan moet je klanten 'nee' verkopen. En dan vertrekt deze naar de concurrent. Je voorraad moet dus groot genoeg zijn.

Jorge werkt in een horecabedrijf. Hij houdt goed bij hoe het met zijn voorraad staat en bestelt op tijd als hij merkt dat bepaalde producten op beginnen te raken. Helaas is het deze zomer niet erg warm. De ijsjesverkoop loopt dan ook slecht. Jorge bestelt geen nieuwe ijsjes tot de weersverwachting beter wordt.

Nee verkopen is niet fijn. Maar te veel voorraad is ook niet goed. Want in de horeca heb je veel te maken met kort houdbare producten. Die kunnen bederven of indrogen. En dan is er nog het risico op breuk en diefstal. Ook is het kostbaar om veel op voorraad te hebben. Je moet immers al betalen voor de producten, voordat jij ze aan je gasten verkoopt. En als een product lang op de plank ligt, betekent het dat jouw geld al heel lang geleden geïnvesteerd is in dat product. Je moet er dan behoorlijk wat winstmarge bovenop zetten, anders is het niet winstgevend.

Julia heeft een Frans georiënteerd restaurant dat goede wijn-spijs combinaties wil bieden tegen een redelijke prijs. Het liefst zou Julia voor elk gerecht een andere wijn gebruiken, maar dat kan niet. Dat komt doordat de kosten van een omvangrijke collectie wijnen te hoog is en dus moet Julia soms een compromis zoeken. Ze kan niet alle wijnen aanschaffen die ze zou willen, dat zou niet winstgevend zijn.

Je moet weten wat voor de diverse producten de minimumvoorraad moet zijn en daarop sturen. Aan deze voorraad heb je in elk geval voldoende tot de volgende levering. Daarnaast moet je vooruit kunnen kijken en plannen, bijvoorbeeld als je een nieuwe kaart wilt introduceren. Dan moet de voorraad van de oude kaart liefst nul zijn van producten die je niet voor de nieuwe kaart gebruikt. En moet de voorraad van de producten die je nodig hebt voor de nieuwe kaart op peil zijn.

Voorraad op peil houden

Je controleert regelmatig je voorraad, zowel in het magazijn als in het horecabedrijf. Is er nog voldoende? Is er iets kapot gegaan, gebroken, vernield? Gestolen zelfs? Door regelmatig te tellen of stocken houd je goed overzicht op wat er moet gebeuren. Je instrueert het personeel dat het melding maakt als er iets aan de hand is met de voorraad. Je zorgt ervoor dat dervingsformulieren in de buurt liggen.

Om te weten wat er werkelijk op voorraad is, moet je regelmatig de voorraad tellen. Want er kunnen producten over datum zijn geraakt, gebroken of op de verkeerde plek opgeborgen en dan kan je voorraad op papier afwijken van de werkelijke voorraad.

Als ondernemer zul je zelf de inkoopplannen maken. Deze maak je op basis van de trends, van wat de klant wil, van welke producten goed lopen en welke juist niet. Planmatig nagaan welke producten je moet inkopen, geeft zicht op de horecabedrijvenorganisatie, derving en werkverdeling. Over inkoop en bestellen gaat andere theorie. In dit deel kijken we naar het vervolg van de inkoop: de ontvangst en verwerking van de bestelling. Het schema hieronder geeft de belangrijkste stappen duidelijk aan.

De ontvangst en verwerking van producten in schema

Plannen ontvangst ↑Naar boven

Voordat nieuwe producten aankomen in het horecabedrijf, gaat er heel wat voorraadplanning aan vooraf. Als ondernemer heb je:

  • bepaald wat je in moet kopen;

  • de bestelling gedaan;

  • afgesproken op welke dag (en tijd) de producten gebracht worden.

Dit hoort bij het inkopen en bestellen van de producten.

Nu is het zaak om de ontvangst en de opslag van de producten in te plannen. Je plant in:

  • hoe je de producten gaat ontvangen;

  • wie ze in ontvangst neemt en of deze vrij te maken is;

  • waarmee de producten overgeladen worden en in het horecabedrijf vervoerd;

  • waar de producten opgeslagen moeten worden.

De ondernemer of manager doet dit als volgt. Je:

  • verdeelt het werk dat bij de ontvangst en opslag van producten komt kijken tussen de medewerkers;

  • kijkt of er voldoende capaciteit is en deelt in wie wat gaat doen;

  • bespreekt dit en laat zien wat hij van de medewerkers verwacht;

  • zorgt ervoor dat eventuele laadkarren en steekwagens klaar staan;

  • controleert tijdens de werkzaamheden of alles gaat zoals is afgesproken, waar nodig stuur je bij.

Dit is het proces van ontvangen van de producten. Zo kan het werk volgens de richtlijnen en binnen de afgesproken tijd klaar zijn.

Grote horecabedrijven, zoals McDonald’s en La Place, hebben vaak een of meer vaste medewerkers voor de ontvangst van de producten. Bij kleinere horecabedrijven bekijk je per keer wie er beschikbaar is. Kleinere horecabedrijven moeten hun vaste levertijden inplannen en daarbij rekening houden met de beschikbaarheid van het personeel.

Communicatie met leveranciers

Als je weet wat je moet bestellen en hoeveel, dan spreek je met de leverancier af wanneer hij komt leveren. Ook moet worden afgesproken tot waar de producten afgeleverd worden; vanwege de HACCP kiezen de meeste bedrijven ervoor om te laten afleveren tot de deur, en niet tot in de keuken. Ook moet degene die de spullen aflevert duidelijk aangeven welke producten hij uit de wagen haalt. Zodat de medewerker de producten gelijk op de juiste plaats kan opbergen: in de koeling, de diepvries, de dagvoorraad of in het magazijn.

Een chauffeur was duidelijk nog niet lang aan het werk in de levensmiddelenbranche. Hij ging de diverse karren uit de wagen halen, maar was niet duidelijk over de inhoud. En toen smolt het ijs dus... Hij had de diepvriesproducten ‘even’ op een kar met verder alleen maar non-foodartikelen gezet, zonder dat te melden aan Jan-Hein, die alle producten aan het opbergen was. Gelukkig worden de afspraken meestal prima nagekomen. En ik denk dat deze chauffeur dit ook nooit meer zo aanpakt!

Bij sommige grote horecaketens heb je als manager weinig in te brengen bij de bestelling. Het hoofdkantoor bepaalt dan wat je als voorraad ontvangt en wanneer. De ondernemer is altijd verantwoordelijk voor het contact met de leverancier.

De meeste horecabedrijven krijgen ongeveer twee keer per week een bestelling binnen. Bij grote horecabedrijven kan dit oplopen tot drie keer per dag. Voor een vlotte afhandeling van de vele leveringen is een goede communicatie noodzaak. Dat betekent dat je duidelijke afspraken moet maken en deze ook na moet komen. Zodat de leverancier ongestoord zijn werk kan doen en precies weet wat jij van hem verwacht.

De meeste leveranciers vervoeren niet zelf hun producten, maar maken gebruik van een transportbedrijf. Grote horecabedrijven hebben hun eigen distributiecentrum met eigen vrachtwagens.

Grotere ketens leveren op vaste tijdstippen uit hun eigen distributiecentrum met hun eigen vrachtwagens.

Ontvangst- en opslagruimte klaar

Om de producten daadwerkelijk te ontvangen, moet er ruimte zijn. Een chauffeur van een vrachtwagen heeft er baat bij om snel en makkelijk te kunnen lossen en eventueel retourproducten te kunnen laden. De leverancier moet het horecabedrijf tot aan de ontvangstruimte goed kunnen bereiken. Dat betekent dat er bijvoorbeeld geen vuilnis moet staan op de plaats waar de vrachtwagen moet parkeren. Als er bijzondere omstandigheden zijn, zoals gewijzigde openingstijden, een voetgangersgebied, of wegopbrekingen voor de deur, dan zorg je ervoor dat de vervoerder daarvan op tijd op de hoogte is. Omgekeerd is het belangrijk dat de leverancier jou op de hoogte brengt van veranderingen in zijn leverschema.

Bij grote horecaketens staat vast op welke dagen bepaalde artikelgroepen geleverd worden. Hier staat standaard op de planning welke medewerkers aanwezig zijn om de ontvangsten te verwerken. Zij controleren de opslagruimte:

  • Kunnen eventuele steekwagens door de gangen? En als er drempels zijn, heeft de chauffeur rijplaatjes bij zich om toch over de drempels te komen?

  • Zijn de schappen waar de producten terechtkomen leeg, of ligt er nog oude voorraad?

  • Zijn de schappen schoon, of moet er nog schoongemaakt worden?

  • Weet de medewerker welke producten gelijk worden aangevuld in de dagvoorraad?

Als de producten direct doorgeladen moeten worden naar het horecabedrijf, geldt dezelfde controle: het moet schoon zijn, opgeruimd en er moet voldoende plaats zijn. De ondernemer of manager zorgt ervoor dat het team dit precies weet, zodat alles op rolletjes verloopt. Ook controleert hij het personeel hierop. Waar nodig springt hij bij. Steekproefsgewijs kun je (laten) controleren of gekoelde of gevroren producten bij de juiste temperatuur vervoerd zijn.

Zorgen dat bij goederenontvangst de omgeving schoon is, is niet alleen van belang voor een snelle en geruisloze aanlevering van de producten. Het is vervelend en kostbaar als een medewerker uitglijdt op een vieze vloer met een doos dure wijnen. De flessen wijn kunnen breken. En je medewerker kan lelijk vallen en in de ziektewet raken.

Ontvangst en controle ↑Naar boven

De vrachtwagen is er en het uitladen begint. De ondernemer of de manager houdt zich met de goederenontvangst bezig, of delegeert deze aan een medewerker. Als ondernemer of manager kies je zorgvuldig uit wie je met deze taak belast. Het moet een medewerker zijn die nauwkeurig en betrouwbaar is.

Controle

In aanwezigheid van de transporteur controleert de medewerker aan de hand van de vrachtbrief of het aantal colli klopt. De transporteur gaat niet wachten tot de hele zending is gecontroleerd. De wachttijd van vrachtwagens is duur. Bovendien is de transporteur geen partij als er iets mis is met de inhoud van de zending op artikelniveau. Dat is de leverancier of het distributiecentrum. De medewerker tekent de vrachtbrief af; de transporteur neemt het origineel mee voor zijn administratie en een kopie gaat in de administratie van het horecabedrijf.

De medewerker controleert vervolgens op afwijkingen. Het komt regelmatig voor dat producten tijdens het transport of tijdens het lossen beschadigd raken. Als deze fouten niet op tijd worden ontdekt, moet het horecabedrijf voor deze producten betalen. Er ontstaat dan derving. Schade moet dan ook worden genoteerd, om later te melden aan de leverancier. Bij vaste leveranciers gebeurt het checken van de lading steekproefsgewijs. Dat scheelt een hoop tijd. Je kunt dan bijvoorbeeld één collo nakijken en de andere meteen opslaan.

Na binnenkomst controleer je de pakbon. Klopt de bestelling?

Met behulp van een pakbon controleert de medewerker de omgepakte zending op hoeveelheid en soms ook op kwaliteit. Hij kijkt of de juiste producten zijn bezorgd, er wil nog wel eens een verkeerde doos bij zitten. Op de pakbon staat wat er volgens het distributiecentrum, of de leverancier, op artikelniveau geleverd is. Omdat er fouten gemaakt kunnen zijn, is een regelmatige controle nodig of de producten op de pakbon ook daadwerkelijk geleverd zijn.

Verschillen ondernemer en manager

Klopt het allemaal? Gelukkig! Of staan er toch fouten op de pakbon? Dan moeten er vervolgstappen worden genomen. Die zijn voor de ondernemer die zelf meewerken in een kleine horecaorganisatie anders dan voor de managers uit grote horecaorganisaties.

Ondernemer in horecabedrijf

Manager in een horecabedrijf

De leverancier levert rechtstreeks of via transportbedrijf aan het horecabedrijf.

De leverancier levert aan het distributiecentrum van de horecaketen. Van daaruit worden de bestellingen per filiaal samengevoegd tot een levering per filiaal.

De ondernemer bespreekt problemen met levering rechtstreeks met de leverancier.

De manager bespreekt problemen met levering met het distributiecentrum of met het hoofdkantoor.

De ondernemer bespreekt fouten in facturen rechtstreeks met leverancier en handelt deze af.

De manager houdt zich niet bezig met de geldstroom richting leverancier. Fouten in facturen worden door het hoofdkantoor afgehandeld.

De ondernemer moet de ontvangstgegevens zelf inboeken in zijn administratieve systeem.

De manager krijgt automatisch de ontvangstgegevens in zijn goederenbesturingssysteem ge-upload. Hij hoeft deze alleen nog maar goed te keuren of te corrigeren bij afwijkingen met de werkelijke levering.

Tessa is horecaondernemer en ze runt een broodjeszaak. Ze heeft vorige week voor het eerst vleeswaren besteld bij een nieuwe leverancier. De vrachtwagen rijdt voor en de chauffeur springt eruit. Ze begroeten elkaar en de chauffeur geeft haar de pakbon. 'Oh ja,' vult hij aan, 'het is een levering onder rembours.' Tessa knikt. Ze bekijkt de rekening en de vleeswaren en betaalt de chauffeur het bedrag. Op haar beurt krijgt ze een ontvangstbewijs. De vleeswaren zien er goed uit en de levering is mooi op tijd. Tessa neemt zich voor de volgende keer weer bij deze leverancier te bestellen. Maar dan wel op rekening.

Als je voor het eerst bij een nieuwe leverancier bestelt, wil die waarschijnlijk alleen onder rembours leveren. Dat betekent dat je de eerste zending meteen bij binnenkomst moet betalen. Zodra een leverancier weet dat je keurig betaalt, is dat niet meer nodig. Als manager heb je in principe niets te maken met geldstromen naar en van de leverancier. Dat wordt allemaal vanuit het moederbedrijf geregeld.

Producten opslaan ↑Naar boven

Als de producten binnenkomen, is het belangrijk om deze zo snel mogelijk op de juiste plek op te slaan. Zeker omdat je in de horeca werkt en je gebonden bent aan de HACCP. Door een planning te maken van wat je waar opslaat, zijn alle producten makkelijk terug te vinden en weet iedereen waar het moet worden opgeslagen. Je houdt er rekening mee dat er producten zijn die je vaker nodig hebt en dat die een beter bereikbare plaats krijgen dan producten die je maar heel af en toe nodig hebt.

Hygiënecode

Bij het plannen van de opslag van producten, vragen bederfelijke producten speciale aandacht. Deze levensmiddelen in de diepvries of uit de koelkast zijn voorzien van strikte voorschriften. Niet alleen bij de productie worden strenge eisen gesteld aan de hygiëne, maar ook bij de bereiding, verwerking en behandeling. Dus is het logisch dat er ook eisen zijn aan het vervoer, de distributie en de verkoop van deze producten. Om dat allemaal goed uit te voeren, is er meer systematiek nodig dan af en toe een keer je handen wassen! Bij producten die gekoeld moeten worden, wil je vanwege de HACCP niet dat de koelketen verbroken wordt.

Veel producten die je binnenkrijgt moeten gekoeld bewaard worden. Ze kunnen niet eerst een paar uur in het magazijn blijven staan, maar moeten direct in de koeling gezet worden.

Hulpmiddel bij het invoeren van een voedselveiligheidssysteem is een hygiënecode. Hierin zijn maatregelen opgenomen om gevaren voor de voedselveiligheid te voorkomen of tot een minimum te beperken. Een hygiënecode is gebaseerd op (HACCP). HACCP is de afkorting van Hazard Analysis Critical Control Points. Alle bedrijven die levensmiddelen produceren, bewerken, transporten en/of opslaan zijn verplicht een HACCP-systeem te hanteren. Hierbij analyseren ze de kritische punten van het voedselveiligheidssysteem en moeten ze extra goed letten. Dit gebeurt onder meer door alle handelingen te registreren.

Voedsel en Waren Autoriteit

De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het voedselveiligheidsbeleid in Nederland. Zowel de Keuringsdienst van Waren (KvW) als de Rijksdienst voor de Keuring van Vee en Vlees (RVV) zijn opgenomen in de VWA.

De VWA controleert vooral op naleving van de Warenwet, maar heeft ook andere levensmiddelenwetgeving onder haar hoede. De VWA voert haar taken uit door middel van toezicht, opsporing, onderzoek en gerichte voorlichting. Als een bedrijf of een product niet aan de wet voldoet, treedt de VWA op met een mondelinge of schriftelijke waarschuwing, of door middel van een proces-verbaal. Ze controleert bedrijven en horecabedrijven onaangekondigd en aangekondigd. Als er direct gevaar is voor de consument, kan een bedrijf verplicht worden verkochte producten terug te halen en de consument te waarschuwen. Een bedrijf kan zelfs (tijdelijk) worden gesloten.

De VWA heeft als taak om te controleren of bedrijven zich houden aan de HACCP. Dat betekent dat de opslag van de producten goed geregeld is en dat de keuken en opslagplaatsen schoon zijn.

Reinigingsplan

Een goed reinigingsplan is een vast onderdeel van iedere bedrijfsvoering en de basis voor een hygiënecode. Ook bij de opslag van levensmiddelen krijg je hiermee te maken. Vaak gebruiken bedrijven een formulier waarop medewerkers aftekenen welke onderdelen ze hebben gereinigd of gedesinfecteerd, bijvoorbeeld:

Desinfecteer alleen oppervlakken die met rauw voedsel in aanraking zijn geweest; (2) Desinfecteer alleen onderdelen die met rauw voedsel in aanraking zijn geweest en niet in de vaatwasmachine kunnen.

Onderwerp (1):

Onderdelen (2)

Frequentie

Dagen Ma Di Wo Do Vrij Za Zo

Uitvoering door

Gecontroleerd

Check

Warmkast

Binnenkant

Buitenkant

Dagelijks

Dagelijks

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

Werkvlakken

Na gebruik

0 0 0 0 0 0 0

Afvalbakken

Binnenkant

Buitenkant

Dagelijks

Dagelijks

0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0

Omdat in een keuken nu eenmaal voedsel en warmte zijn, is er een risico op ongedierte. Ook hiervoor geldt dat een goed reinigingsplan en goede opruimdiscipline veel bijdraagt aan het voorkomen van plagen van muizen, ratten of kakkerlakken. Mocht het toch zover komen, zoek dan goed uit op welke manier je ongedierte in een horecabedrijf mag bestrijden. Een kat in de keuken mag bijvoorbeeld niet! De muizen verdwijnen (misschien!) maar een kat brengt zeker allerlei andere hygiënerisico’s met zich mee. Zoals haren en besmetting met zoönose.

Opslagplanning

In het magazijn is het belangrijk om een efficiënte indeling te maken. Dit doe je door opslagplanning. Je benut daarbij de beschikbare magazijnruimte zo optimaal mogelijk.

Daarbij houd je rekening met:

  • de omloopsnelheid van producten;

  • de productfamilies of de aard van de producten;

  • het productvolume of de omvang van de producten en het gewicht;

  • het aantal producten.

Al voor de aankomst van de producten heb je een plan gemaakt voor de opslag. Je hebt dit ook duidelijk overgebracht naar het personeel dat dit op zich neemt. Medewerkers moeten bijvoorbeeld eerst de ompakking verwijderen, zodat de producten handzaam verdeeld kunnen worden. Het is belangrijk dat de arboregels in acht genomen worden: mensen moeten zich niet overtillen of in een verkeerde houding tillen. De medewerkers kunnen voor het transport binnen het horecabedrijf hulpmiddelen gebruiken als een steekwagen, rolcontainer of laadkar. Dit heet de fysieke verwerking van de producten.

Het bepalen van de beste locatie van elk product moet je telkens opnieuw herzien. Na verloop van tijd kunnen langzame lopers (slowmovers) opeens snellopers (fastmovers) worden en andersom. Ook worden er nieuwe producten geïntroduceerd en andere uit de handel genomen. Aan jou om regelmatig te checken of alle producten de juiste plaats en het juiste volume hebben.

FIFO en LIFO

Voor veel van de producten die je in de horeca gebruikt, geldt dat je de opslag en gebruik volgens het (FIFO-systeem) doet. Dit houdt in dat je First in, First Out hanteert. Wat het eerste is binnengekomen, gaat er ook weer als eerste uit. Dat is handig omdat je vaak met verse producten werkt. Als je geen goed zicht op de voorraad zou houden, zou je misschien eerst gebruiken wat vandaag binnenkwam en dan bederft misschien wat gisteren binnenkwam. Voor de producten waarvoor je het FIFO-systeem hanteert, wil je dat medewerkers bij het opslaan van de nieuwe producten de nieuw binnengekomen producten achter de bestaande voorraad wegbergt. Dan hoeft degene die het product wil pakken niet zelf op zoek te gaan.

Met het FIFO-systeem gaat wat er het eerst in kwam, ook weer het eerst uit. Als de medewerker wat het eerste op moet vooraan zet, dan is dat wel zo makkelijk!

Soms maak je gebruik van het Last In First Out-systeem ofwel LIFO. Bijvoorbeeld als je een wijn uit 2008 hebt aangekocht waarvan je weet dat deze nog een of twee jaar een superwijn is. Terwijl dezelfde wijn van 2009 beter direct kan worden gedronken.

Daarnaast produceert de keuken misschien zelf ook. Denk bijvoorbeeld aan toetjes, sauzen, salades. De VWA wil dat duidelijk is wanneer de keuken deze producten heeft gemaakt. Zodat ook voor deze producten controleerbaar is of je bedrijf zich aan de HACCP houdt. Een simpel systeem hiervoor is het stickeren. Hierbij plak je een stickertje op het product met de productiedatum. Er zijn stickertjes verkrijgbaar waarbij elke dag een andere kleur heeft, zodat nog sneller te zien is wat op moet of over datum is. Overigens moet je ook hier de datum op zetten!

Administratie ↑Naar boven

Je hebt al gezien dat er bij de ontvangst en opslag van producten verschillende administratieve handelingen gedaan moeten worden. Na binnenkomst van de zending vergelijkt de verantwoordelijke medewerker de bestelling, de fysieke levering en de factuur.

Is alles goed geleverd? Klopt de factuur?

Als producten wel zijn besteld, maar niet geleverd, zijn er de volgende opties:

  • Producten zijn helemaal niet meer leverbaar. Als ondernemer moet je hiervoor een alternatief verzinnen.

  • Het artikel is bij de leverancier tijdelijk niet leverbaar. Zodra dit weer het geval is, komt de nalevering meestal automatisch. Als ondernemer moet je beslissen of je dat dan nog wilt - denk aan een nageleverde order ijs eind september. De producten staan dan in backorder, en worden zodra ze zijn binnengekomen bij de leverancier alsnog uitgeleverd.

  • Producten worden niet nageleverd. Als ondernemer moet je gewoon altijd opnieuw bestellen of een alternatief verzinnen.

De tweede vergelijking die je maakt, is die tussen de fysieke levering en de factuur. Klopt de factuur zowel qua aantallen als qua afgesproken prijzen? Al met al kunnen er in verschillende stappen van het leveringsproces fouten optreden die voor derving van je omzet kunnen zorgen. Blijf dus controleren!

Digitale systemen

De digitale systemen voor het verwerken van de producten die momenteel in ontwikkeling zijn, hebben invloed op de manier waarop de administratie verloopt. Het digitaal scannen van producten is zo'n voorbeeld. Ontvangst, opslag, doorloop en bijbestelling verloopt steeds meer volautomatisch. Digitale systemen zijn niet meer weg te denken.

Het is vaak kostbaar om een dergelijk systeem aan te schaffen en in te voeren. Daarom werken nu alleen de ‘grote’ jongens in de horeca hiermee, zoals Hilton en Accord. Toch zie je dat bijvoorbeeld ook in kleinere zaken digitale systemen in gebruik worden genomen. Met handhelds wordt een bestelling doorgegeven aan de keuken. En diezelfde handheld werkt ook de voorraad bij. Zo kan de bediening zien wat er nog op voorraad is. Zo stel je klanten minder vaak teleur. Je kunt je voorstellen dat dit vooral in periodes van grote drukte (denk aan een zomerse dag bij een strandtent) erg handig kan zijn.

Retouren ↑Naar boven

Als een product eenmaal geleverd is en de administratieve verwerking afgerond, lijkt het werk gedaan. Lijkt, want er komt nog een hele stroom werk aan. Dit is de retourlogistiek of reverse logistics ((Engels voor ‘omgekeerde logistiek’). Onder retourlogistiek verstaan we de goederenstromen:

  • afval en papier;

  • emballage;

  • foute leveringen, derving.

Afval en papier

Afval is een kostbare zaak geworden. Immers, door het afval te recyclen, kan het opnieuw gebruikt worden. Bij reverse logistics worden producten ingezameld die na gebruik nog steeds een waarde hebben. Met name voor producten met kostbare materialen en onderdelen of milieuschadelijke stoffen is een efficiënt systeem van inzamelen, demontage en recycling of afvalverwerking nodig.

Veel horecabedrijven kennen dan ook de inzameling en verwijdering van:

  • oude verpakkingen (karton en papier, plastics);

  • blik;

  • glas;

  • oud frituurvet;

  • inkttoner (kopieerapparaat).

Onder deze noemer vallen ook de geretourneerde (defecte of ongewenste) bestellingen, kapotte, gebruikte of afgeschreven producten en bedorven voorraad.

Emballage

Veel horecabedrijven verkopen drankjes in flessen en flesjes. Deze moeten tijdelijk worden opgeslagen en vervolgens afgevoerd worden. Ook de kratten waarin de flessen en flesjes vervoerd worden, moeten weer terug naar de leverancier. En niet te vergeten de lege bierfusten.

Het is belangrijk dat je ook goed nadenkt over de afvoer van afval en andere overblijfselen zoals flessen.

Foute leveringen, derving

Veel retouren ontstaan onnodig doordat producten tijdens transport beschadigd zijn, of vanwege foute leveringen. Door in het voortraject beter op te letten, kan overbodig transport voorkomen worden. Als retourstromen toch nodig zijn, kan bespaard worden door retourlogistiek goed te managen. Uiteindelijk kunnen voorraden hierdoor afnemen, waardoor nog meer bespaard wordt.

 

 

In samenwerking met het

© Noordhoff Uitgevers bv