Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inhoud

Inleiding

Volgens het woordenboek is een feit ‘een gebeurtenis of omstandigheid waarvan de werkelijkheid vaststaat’. Een paar interessante feiten op een rijtje uit de wereld van de Amerikaanse fastfoodketens:

  • Amerikanen eten elk jaar 13 miljard hamburgers.

  • Een op de acht werkende Amerikanen had ooit een baan bij McDonald’s.

  • Een gemiddeld Amerikaans kind ziet elk jaar 20.000 reclameuitingen voor fastfood.

  • Bijna één op de drie speelgoedjes van een Amerikaans kind komt van een fastfoodketen.

In de financiële administratie wordt uitgegaan van feiten. En van niets anders. Deze feiten worden financiële feiten genoemd. In deze leereenheid worden de financiële feiten van een horecaonderneming eens nader bekeken.

Bron: Video Centrum Nederland, Soest

Welke financiële feiten heb je gezien in de video?

In de video zag je drie financiële feiten:

  1. Het betalen van een rekening aan de kassa;

  2. Het ontvangen en archiveren van de factuur van een leverancier;

  3. Het halen van een taart uit de koelcel, waarmee de voorraad keuken verandert.

Deze theorie gaat over:

  • Welke financiële feiten en bijbehorende boekingsstukken je tegenkomt in de horeca;

  • Hoe je boekingsstukken in de administratie van een horecabedrijf verwerkt;

  • Hoe je de balans aanpast op basis van verwerkte boekingsstukken.

Financiële feiten en boekingsstukken ↑Naar boven

Je weet inmiddels dat een balans een overzicht is van alle bezittingen, schulden en het Eigen Vermogen op één bepaald moment.

In de balansposten zullen veranderingen ontstaan, zodra zich in een bepaalde periode financiële feiten voordoen.

Over wat voor financiële feiten gaat het dan zoal in de horeca? Dat is heel divers. Kijk maar eens naar dit korte filmpje.



Financiële feiten leiden tot veranderingen bij de bezittingen en/of de schulden en soms ook het Eigen Vermogen. Daarom moet de administrateur (of de afdeling administratie) hierover financiële gegevens verzamelen. Die gegevens moet hij verwerken in de boekhouding.

De zakelijke gast

Hoe komt een administrateur er nu achter welke financiële feiten er in een bepaalde periode zijn geweest. En hoe komt hij aan de gegevens over die financiële feiten?

Hij komt dit allemaal te weten doordat hij op zijn bureau allerlei boekingsstukken krijgt. Zo moet er bijvoorbeeld voor elke kasontvangst of kasuitgave een kasstuk zijn.

In de praktijk komen zijn de volgende boekingsstukken te vinden:

  • kassabonnen;

  • bankafschriften;

  • inkoopfacturen;

  • verkoopfacturen;

  • diverse andere boekingsdocumenten.

Kassabonnen

Kassabonnen zijn alle kasstukken met betrekking tot kasuitgaven en kasontvangsten.

Bankafschriften

Bankafschriften zijn ontvangen afschriften of (bij internetbankieren) printen van uitgaven en ontvangsten per bank.

Inkoopfacturen

Inkoopfacturen zijn ontvangen rekeningen (ook wel nota’s) wegens op rekening gekochte goederen en verkoopfacturen zijn verzonden nota’s wegens op rekening verkochte maaltijden, dranken etcetera.

Verkoopfacturen

Verkoopfacturen zijn verzonden nota’s wegens op rekening verkochte maaltijden, dranken etcetera.
Een bedrijf krijgt ook te maken met zogenaamde creditnota’s. Dit zijn nota’s voor alle retour gezonden en retour ontvangen goederen. Creditnota’s komen verderop in deze cursus nog aan bod.

Diverse andere boekingsdocumenten

Een voorbeeld hiervan is de magazijnafgiftebon. Hierop staat welke goederen vanuit het magazijn zijn afgegeven aan bijvoorbeeld de keuken of het buffet. Ook deze documenten komen in de cursus nog uitgebreid terug.

Boekingsstukken krijgen een code en worden genummerd. De kasstukken bijvoorbeeld in een bepaalde boekingsperiode (bijvoorbeeld 2009) worden genummerd met K-200901, K-200902 enzovoort.

Na ontvangst van de boekingsstukken moet de administrateur deze gaan verwerken. Hij moet de volgende twee vragen beantwoorden:

  • wat voor soort boekingsstuk is het;

  • welke rekeningen van bezit, schuld of Eigen Vermogen veranderen er, op welke manier en met welke bedragen?

Samengevat in schema:

In- en verkoopfacturen ↑Naar boven

In deze paragraaf wordt bekeken:

  • een inkoopfactuur;

  • een verkoopfactuur.

Een inkoop op rekening

De inkoopfactuur

Hierboven staat een inkoop van cola die restaurant Den Draek op 10 januari gedaan heeft bij drankengroothandel Scheerder. Debuut heeft deze rekening niet contant betaald. Dit heet dus een inkoopfactuur. Debuut is leverancier Scheerder nog geld verschuldigd. Leverancier Scheerder is dus een crediteur van Debuut.

De administratieve verwerking van deze inkoopfactuur gaat als volgt.

Beantwoord de volgende twee vragen:

  1. Wat voor soort boekingsstuk is het;

  2. Welke rekeningen van bezit, schuld of Eigen Vermogen veranderen er, op welke manier en met welke bedragen?

Uitwerking

De antwoorden op de twee vragen zijn als volgt:

  1. Dit boekingsstuk is een inkoopfactuur. Restaurant Den Draek heeft namelijk Coca-Cola ingekocht. De administrateur van Debuut heeft op deze ontvangen inkoopfactuur het nummer I-09005 gezet. De ‘I’ staat voor het feit dat het om een inkoopfactuur is, 09 voor het jaar 2009 en 005 voor factuur nummer 5.

    Pas trouwens hier erg op. De administrateur van leverancier Scheerder had er zelf ook een factuurnummer opgezet (F8978). Dit is niet het factuurnummer van Debuut!

  2. gegevens voor de boekhouding

    Te boeken:

  • de bezitting voorraad dranken neemt toe met € 80

  • de schuld aan crediteuren neemt toe met € 80

Een verkoop op rekening

Een verkoopfactuur

Je ziet hierboven een rekening (ofwel verkoopfactuur) die restaurant Den Draek verstrekt heeft op 19 januari aan gasten die hebben gedineerd in het restaurant. Deze gasten hebben niet direct betaald en zijn dus debiteuren van ons.

De administratieve verwerking van deze verkoopfactuur gaat als volgt.

Beantwoord de volgende twee vragen:

  • Wat voor soort boekingsstuk is het;

  • Welke rekeningen van bezit, schuld of Eigen Vermogen veranderen er, op welke manier en met welke bedragen?

Uitwerking

De antwoorden op de twee vragen zijn als volgt:

  • Dit boekingsstuk is een verkoopfactuur. Restaurant Den Draek heeft namelijk een diner verkocht op rekening.

    De gasten moeten nog betalen! De administrateur van Debuut heeft op deze verkoopfactuur het nummer V-091173 gezet.

  • Gegevens voor de boekhouding

    Op een verkoop zit bijna altijd winst. Deze zal eerst berekend moeten worden.

    Er wordt vanuit gegaan dat alle ingrediënten van het diner neerkomt op een inkoopprijs van € 15.

    Restaurant Den Draek heeft volgens de verkoopfactuur in rekening gebracht: € 27,85

    Het verschil isbrutowinst: € 12,85

Te boeken:

  • De bezitting debiteuren neemt toe met € 27,85

  • De bezitting voorraad keuken neemt af met € 15

  • Het Eigen Vermogen neemt toe met € 12,85

In de horecapraktijk zal er niet na ieder verkochte drankje of maaltijd deze boeking gemaakt worden. Dat zou geen werk zijn. De posten zullen verzameld worden om er één grote boeking van te maken. Later in deze cursus zul je leren hoe dat moet.

Kas- en bankstukken ↑Naar boven

In deze paragraaf wordt bekeken:

  • een kasstuk;

  • een bankafschrift;

Een kasstuk

Op een mooie winterdag in januari verpozen een jongeheer en dame in de gemoedelijke keldergewelf van Den Draek in Utrecht en nuttigen daar wat.

Ze krijgen de volgende rekening.

Kasstuk

Je ziet hierboven een rekening die restaurant Den Draek verstrekt heeft aan hun gasten. Deze gasten hebben direct betaald.

De administratieve verwerking van dit kasstuk gaat als volgt.

Beantwoord de volgende twee vragen:

  • a. Wat voor soort boekingsstuk is het;

  • b. Welke rekeningen van bezit, schuld of Eigen Vermogen veranderen er, op welke manier en met welke bedragen?

Uitwerking

De antwoorden op de twee vragen zijn als volgt:

  • Er is hier sprake van een kasstuk. Het gaat hier immers om een verkooptransactie die gelijk afgerekend is door de gasten. Restaurant Den Draek heeft dat geld in zijn kassa opgeslagen.

    De administrateur van Debuut heeft op dit kasstuk het nummer K-0908 gezet.

  • Gegevens voor de boekhouding

    Op een verkoop zit bijna altijd winst. Deze zal eerst berekend moeten worden.

    Volgens de rekening van restaurant Den Draek moet de klant betalen: € 14,10

    Aangenomen wordt dat de totale inkoopprijs van de dranken op rekening € 1 was.

    De inkoopprijs van de spijzen wordt gesteld op € 2.

Het verschil tussen de totale verkoopprijs en de totale inkoopprijs is brutowinst: € 11,10

Te boeken:

  • De bezitting kas neemt toe met € 14,10

  • De bezitting voorraad dranken neemt af met € 1

  • De bezitting voorraad keuken neemt af met € 2

  • Het Eigen Vermogen neemt toe met € 11,10

Ook hier geldt weer dat in de horecapraktijk niet na ieder verkochte drankje of maaltijd deze boeking gemaakt zal worden. Dat zou onbegonnen werk zijn. De posten zullen verzameld worden om er één grote boeking van te maken. Later in deze cursus zul je leren hoe dat moet.

Een bankstuk

Restaurant Den Draek heeft een rekening bij de ING.

Hieronder staat een afrekening van de ING die Den Draek op 22 januari 2009 ontving.

Bankstuk

De administratieve verwerking van dit bankstuk gaat als volgt.

Beantwoord de volgende twee vragen:

  • Wat voor soort boekingsstuk is het;

  • Welke rekeningen van bezit, schuld of Eigen Vermogen veranderen er, op welke manier en met welke bedragen?

Uitwerking

De antwoorden op de twee vragen zijn als volgt:

  • Het gaat hier om een bankstuk. Op dit bankstuk staan twee financiële feiten! Het eerste feit betreft een betaling van restaurant Den Draek, de tweede een ontvangst.

    De administrateur van Debuut heeft op dit bankstuk het nummer B-0902 gezet.

  • Van de betaling:

Restaurant den Draek heeft de openstaande schuld aan leverancier € 15 betaald.

Te boeken:

De bezitting ING neemt af met € 15

De schuld crediteuren neemt af met € 15 (onze schuld aan leverancier Driessen Food komt hiermee te vervallen)

Van de ontvangst:

Restaurant Den Draek heeft het bedrag van een nog niet betaalde rekening ontvangen van debiteur R. van Hamelen.

Te boeken:

De bezitting ING neemt toe met € 27,85.

De bezitting debiteuren neemt af met € 27,85 (onze vordering op klant R. van Hamelen komt hiermee te vervallen)

Veranderingen in de balans ↑Naar boven

De balans verandert, zodra er zich financiële feiten voordoen.

Deze veranderingen kunnen zijn:

  • toename of afname van bezittingen;

  • toename of afname van schulden;

  • toename of afname van het Eigen Vermogen.

Maar onthoud:

De balans blijft altijd in evenwicht!

Stel de beginbalans van restaurant Den Draek zag er op 1 januari als volgt uit:

Balans per 1 januari 2009

Debet

Credit

inventaris

77.000

Eigen Vermogen

80.000

voorraad keuken

15.400

geldlening brouwerij

70.000

voorraad dranken

14.000

crediteuren

10.900

debiteuren

15.400

bank

36.000

kas

3.100

160.900

160.900

Inkoopfactuur I-09005 moet in de balans verwerkt worden.

Het volgende boeken was te boeken:

  • de bezitting voorraad dranken neemt toe met € 80

  • de schuld aan crediteuren neemt toe met € 80

De balans wordt nu:

Balans per 10 januari 2009

Debet

Credit

inventaris

77.000

Eigen Vermogen

80.000

voorraad keuken

15.400

geldlening brouwerij

70.000

voorraad dranken

14.080

Crediteuren

10.980

debiteuren

15.400

bank

36.000

kas

3.100

160.980

160.980

Vervolgens wordt verkoopfactuur V-091173 verwerkt in de balans.

Daarvan moest geboekt worden:

  • De bezitting debiteuren neemt toe met € 27,85

  • De bezitting voorraad keuken neemt af met € 15,00

  • Het Eigen Vermogen neemt toe met € 12,85

De balans wordt nu:

Balans per 19 januari 2009

Debet

Credit

inventaris

77.000

Eigen Vermogen

80.012,85

voorraad keuken

15.385

geldlening brouwerij

70.000

voorraad dranken

14.080

crediteuren

10.980

debiteuren

15.427,85

bank

36.000

kas

3.100

160.992,85

160.992,85

Toen de inboeking van het kasstuknummer K-0908.

Geboekt moest worden:

  • De bezitting kas neemt toe met € 14,10

  • De bezitting voorraad dranken neemt af met € 1

  • De bezitting voorraad keuken neemt af met € 2

  • Het Eigen Vermogen neemt toe met € 11,10

De balans wordt nu:

Balans per 20 januari 2009

Debet

Credit

inventaris

77.000

Eigen Vermogen

€ 80.023,95

voorraad keuken

15.383

geldlening brouwerij

70.000

voorraad dranken

14.079

crediteuren

10.980

debiteuren

15.427,85

bank

36.000

kas

3.114,10

161.003,95

161.003,95

En als laatste moet nog een balans gemaakt worden waarin het bankstuk is verwerkt. Het bankstuknummer was B-0902.

Geboekt moest worden:

Van de betaling:

De bezitting ING neemt af met € 15.

De schuld crediteuren neemt af met € 15 (onze schuld aan leverancier Driessen food komt hiermee te vervallen).

Van de ontvangst:

Te boeken:

De bezitting ING neemt toe met € 27,85.

De bezitting debiteuren neemt af met € 27,85 (onze vordering op klant R. van Hamelen komt hiermee te vervallen).

De balans wordt nu:

Balans per 20 januari 2009

Debet

Credit

inventaris

77.000

Eigen Vermogen

80.023,95

voorraad keuken

15.383

geldlening brouwerij

70.000

voorraad dranken

14.079

crediteuren

10.965

debiteuren

15.400

bank

36.012,85

kas

3.114,10

160.988,95

160.988,95

Conclusie

In dit hoofdstuk heb je geleerd dat een balans verandert door een financieel feit; na verwerking van het financieel feit ontstaat een nieuwe balans. Deze balans blijft altijd in evenwicht.

 

 

In samenwerking met het

© Noordhoff Uitgevers bv