Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inhoud

Inleiding

De financiële administratie geeft inzicht in de ‘gezondheid’ van de eigen onderneming. Een ondernemer houdt goed overzicht van de financiële stand van zaken. Dat doet hij door een administratie te voeren. Lees het volgende artikel maar eens.

Startende ondernemer onderschat boekhouding en administratie

De gemiddelde startende ondernemer besteedt wekelijks minder dan 4 uur aan zijn financiële administratie. Dit is veel te weinig, zo blijkt uit onderzoek van de Nederlandse Orde van Accountants-Administratieconsulenten (NOvAA) onder 120 accountants.

Onderschatting van de boekhouding is een van de belangrijkste redenen waarom veel jonge ondernemers na drie jaar stoppen, zo stelt de NOvAA. Onvoldoende basiskennis van het voeren van een administratie blijkt de grootste valkuil voor starters. (AccountingWEB NL 1 oktober 2007).

Als aankomende ondernemer/manager in de horeca kom je vroeg of laat in aanraking met administreren en boekhouden. Daarom is het van belang om de basisbeginselen van de financiële administratie te leren. Ook moet je als horecaondernemer de keuze kunnen maken om de financiële administratie in eigen beheer te houden of uit te besteden.

Waarom heeft Debuut gekozen voor het in eigen beheer houden van de financiële adminstratie?

Jaarlijks wordt er ongeveer 10.000 uur gewerkt aan de financiële administratie. Het inhuren van een administratiekantoor voor deze hoeveelheid uren is duurder dan het in eigen beheer uitvoeren.

Deze theorie gaat over:

  • Het belang van een financiële administratie;

  • Wettelijke eisen aan de financiële administratie;

  • De keuze om de financiële administratie wel of niet uit te besteden.

Passie voor horeca ↑Naar boven

‘Passie voor horeca’ is het motto van Debuut. Debuut is een onderneming die zich bezighoudt met het beheer en de ontwikkeling van horecabedrijven en horecaformules door heel Nederland.

De horecazaken en horecaformules van Debuut staan centraal in deze module. Een medewerker van Debuut heeft een boodschap voor jou!

De administratie ↑Naar boven

We nemen een kijkje bij het bedrijf De Colonie te Breda. Paviljoen De Colonie is samen met hotel De Klok gevestigd in het monumentale pand in het centrum van Breda. De Colonie staat bekend om zijn persoonlijke en gastvrije aanpak, waarbij de gast centraal staat.

Op de menukaart van restaurant de Colonie te Breda staan onder andere de volgende voorgerechten:

Op de menukaart van De Colonie heb je een ruime keus aan voorgerechten.

Elke bestelling wordt door het bedienend personeel van het restaurant geregistreerd in de kassacomputer van de onderneming.

Aan het einde van de maand wil de manager van restaurant de Colonie bekijken hoe vaak bepaalde gerechten zijn besteld door de gasten. Hij komt tot het volgende overzicht:

Restaurant/gerecht

Aantal bestellingen

Grote Markt 28

Carpaccio van runderhaas met gedroogde tomaat, kappertjes, pijnboompitten, balsamicodressing en Parmezaanse kaas

118

Arendsoog en Witte Veder

Gerookte ribeye met sjalottencrème

15

Obelix favoriet

Wildzwijnham met appel-peren compote

98

De manager leidt uit deze mini-administratie iets af. Namlijk dat het gerecht ‘Arendsoog en Witte Veder’ niet in trek is bij de gasten van het restaurant. De manager zal proberen om er achter te komen waarom dit gerecht niet veel besteld wordt. Misschien is de prijs te hoog, of de beschrijving in de menukaart is niet duidelijk genoeg. De manager zal iets moeten veranderen. Hij kan ook beslissen om de Arendsoog en Witte Veder van de menukaart af te halen.

Er zijn nog meer interessante vragen voor de manager van de Colonie:

  • Wie zijn mijn gasten?

  • Wat zijn de wensen van mijn gasten?

  • Hoeveel moet ik nog betalen aan leveranciers?

  • Hoeveel geld heeft de chef-kok uitgegeven aan de inkoop van de ingrediënten van de gerechten?

  • Hoeveel omzet hebben we deze week behaald?

  • Hoeveel geld zit er nog in kas?

  • Hoeveel flessen rode wijn zijn er nog op voorraad?

Allemaal belangrijke informatie voor de manager van de Colonie . Voordat de manager antwoord kan krijgen op de vragen, moet hij gegevens verzamelen en vastleggen. Die gegevens moet hij bewerken worden. Aan de hand van de bewerkte gegevens kan de manager informatie verstrekken aan betrokken personen. Er moet dus een hele administratie plaatsvinden, voordat er informatie verstrekt kan worden.

De administratie is het systematisch

  • verzamelen,

  • vastleggen en

  • bewerken

van gegevens met als doel daarmee informatie te verstrekken.

In schema ziet dat er zo uit:

In de financiële administratie draait het om het verzamelen en goed vastleggen van gegevens.

Conclusie

Door het voeren van een goede administratie kan een manager/ondernemer op tijd nieuwe ontwikkelingen voorzien. De manager/ondernemer kan inspelen op de ontwikkelingen en op het juiste moment de juiste beslissingen nemen.

De financiële administratie ↑Naar boven

De manager van de Colonie Breda wil weten wat de inkoopwaarde bedraagt van de aanwezige voorraad witte wijn in het bedrijf. Met behulp van geregistreerde gegevens in de administratie kan de manager informatie over deze waarde krijgen. Daarvoor moet hij:

  • de gegevens over de hoeveelheden van de verschillende witten wijnen die in voorraad zijn vermenigvuldigen met de gegevens over de inkoopprijzen van de verschillende wijnen;

  • daarna moet hij alle uitkomsten van deze vermenigvuldigingen optellen.

Gegevens

Aantal aanwezige flessen

Sauvignon Blanc 'Culemborg' Paarl, Zuid-Afrika

inkoopprijs € 5,50

verkoopprijs € 16,30

80 flessen

Pinot Gris 'Dopff & Irion' Elzas, Frankrijk

inkoopprijs € 9,50

verkoopprijs € 29,60

50 flessen

Sauvignon Blanc 'De Gras' Central Valley, Chili

inkoopprijs € 7,60

verkoopprijs € 23,50

28 flessen

De berekening van de inkoopwaarde van de witte wijnen kan er als volgt uitzien:

Sauvignon Blanc 'Culemborg' Paarl, Zuid-Afrika
80 flessen á € 5,50

€ 440,00

Pinot Gris 'Dopff & Irion' Elzas, Frankrijk
50 flessen á € 9,50

€ 475,00

Sauvignon Blanc 'De Gras' Central Valley, Chili
28 flessen á € 7,60

€ 212,80 +

Totale inkoopwaarde van de voorraad witten wijnen

€ 1.127,80

Naast het registreren van de inkoopwaarde van voorraden houdt de horecaondernemer zich ook bezig met andere gegevens op financieel gebied.

Een aantal voorbeelden:

  • de rekening die de gast moet betalen moet geïnd worden;

  • de huur van het bedrijfspand moet betaald worden;

  • het personeel heeft recht op de uitbetaling van het salaris,

  • de uitgaven voor grondstoffen in de keuken moeten bijgehouden worden.

Deze gegevens hebben allemaal te maken met geld. Daarom worden ze financiële gegevens genoemd.

Aan de hand van de financiële gegevens wordt een bijzondere vorm van administratie bijgehouden. In dat geval wordt van een boekhouding gesproken. Met een ander woord: de financiële administratie. Dat is het onderdeel van de administratie waarin men de financiële gegevens van een onderneming vastlegt.

De kassa rinkelt, het heeft allemaal met geld te maken!

Er zijn ook nog gegevens die niet met geld te maken hebben. Deze gegevens houdt je bij in een aparte administratie.

Bijvoorbeeld een personeelsadministratie met daarin alle noodzakelijke gegevens van het personeel. (naam, adres, woonplaats, leeftijd, beschikbare uren). Een ander voorbeeld is het bijhouden van het gastenbestand. Je kunt ook denken aan de agenda van de manager.

Het belang van een boekhouding ↑Naar boven

De boekhouding is een heel belangrijk onderdeel van de administratie. Door het verwerken van financiële feiten in een boekhouding kunnen twee belangrijke overzichten worden samengesteld. Het zijn:

  1. De resultatenrekening (of verlies-en-winstrekening). Op deze rekening staan alle opbrengsten en kosten vermeld. Aan de hand van de opbrengsten en kosten kan de winst of het verlies van de onderneming berekend worden.

  2. De balans Hierop staat een overzicht van de waarde van de bezittingen en het bedrag van de schulden op een bepaald moment. Het verschil tussen de waarde van de bezittingen en het bedrag van de schulden noemen we het Eigen Vermogen.

Kleine bedrijven maken deze overzichten eenmaal per jaar. Grotere bedrijven willen veel vaker informatie over het resultaat (winst of verlies). Grotere bedrijven stellen over elk kwartaal, of zelfs elke maand, een resultatenrekening samen.

Bij de informatie over het resultaat in een bepaalde periode is vooral belangrijk of het resultaat beter of slechter is dan in vergelijkbare vorige periodes.

Een voorbeeld van een resultatenrekening

Kosten

Opbrengsten

maandsalarissen

€ 25.500

opbrengst keuken

€ 87.600

energiekosten

€ 2.526

opbrengst dranken

€ 42.200 +

rente leningen

€ 3.600

inkoop keuken

€ 17.670

inkoop dranken

€ 13.400

huurkosten

€ 15.000 +

totale kosten

€ 77.696

winst

€ 52.104

€ 129.800

€ 129.800

De totale kosten over het jaar 2008 bedragen € 77.696. De omzet bedraagt € 129.800.

Er is sprake van winst want de totale opbrengsten zijn hoger dan de totale kosten. De onderneming heeft over 2008 een winst behaald van € 129.800 - € 77.696 = € 52.104.

Eisen aan de boekhouding ↑Naar boven

Elke onderneming moet een boekhouding bijhouden. Zelfs wanneer een onderneming dat niet belangrijk vindt. In het Wetboek van Koophandel (Burgerlijk wetboek) staat daarover het volgende te lezen:

‘Ieder, die een bedrijf uitoefent, is verplicht zijn vermogenstoestand en van alles, wat zijn bedrijf betreft, naar de eischen van zijn bedrijf aanteekeningen te houden, op zoodanige wijze, dat uit de gehouden aanteekeningen te allen tijde zijn rechten en verpligtingen kunnen worden gekend.’

In dit Oud-Nederlandse wetsartikel staat dus beschreven dat iedere bedrijfsorganisatie een administratie en dus ook een boekhouding moet bijhouden. De wetgever stelt drie eisen aan de administratie:

  1. de organisatie moet:

    • ieder jaar,

    • binnen zes maanden na afloop van het boekjaar,

    • een balans hebben opgemaakt

    • en ondertekend.

    (Voor de BV en NV geldt een termijn van vijf maanden).

  2. De tweede eis gaat over de bewaarplicht van administratieve gegevens. In de onderstaande mededeling van de belastingdienst is de bewaarplicht te lezen.

  3. Een derde eis die de wetgever stelt aan de administratie van een bedrijfsorganisatie, houdt in dat uit de administratie van een ondernemer duidelijk moet blijken hoeveel omzetbelasting (btw) de ondernemer aan de belastingdienst moet betalen. Over elk jaar wil de belastingdienst ook een berekening hebben over het behaalde resultaat. Als dit resultaat winst is, moet hierover belasting worden betaald.

Bewaren van administratieve gegevens

Bewaren van administratieve gegevens

Als ondernemer heeft u te maken met een aantal administratieve verplichtingen voor de belastingheffing.

U moet uw administratie bijvoorbeeld zo inrichten, dat zij voor de belastingdienst binnen redelijke termijn is te controleren. Verder moet u uw administratieve gegevens zeven jaar bewaren. Ook als u uw administratie heeft uitbesteed, blijft u verantwoordelijk.

Welke gegevens moet u bewaren?

U moet alle gegevens bewaren die van fiscaal belang kunnen zijn. De volgende gegevens moet u altijd zeven jaar bewaren:

  • grootboek

  • debiteuren- en crediteurenadministratie

  • inkoop- en verkoopadministratie

  • productieadministratie

  • voorraadadministratie

  • artikel- en prijsgegevens

  • loonadministratie

Wat gebeurt er als een onderneming niet aan de eisen voldoet? Op de website van de belastingdienst is daarover het volgende te lezen:

De administratie van uw onderneming vormt de basis van uw aangiften. Deze aangiften moeten door de belastingdienst snel en goed gecontroleerd kunnen worden. Als uw administratie niet volledig is, niet binnen een redelijke termijn te controleren is of als u uw administratie niet lang genoeg bewaart, kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst zal dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'.

Als u geen duidelijke overzichten heeft van uw aan- en verkopen, zult u uw aangifte omzetbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kunt u, als ondernemer, geen aanspraak maken op voordelige regelingen. (bron www.belastingdienst.nl)

De ondernemer loopt het risico op boetes als hij geen aangifte indient. Die boetes kunnen oplopen tot € 1.134 per aan te leveren aangifte. Zoals je in het voorgaande artikel hebt gelezen, zal de belastingdienst bij het niet aanleveren van een aangifte het belastingbedrag schatten. De belastingdienst zal op basis van het geschatte bedrag een geldbedrag vorderen bij de ondernemer. De ondernemer betaalt uiteindelijk dus de boete, plus de belasting zelf. Die belasting is vaak hoger dan wanneer hij zelf aangifte had gedaan.

Zelf doen of toch uitbesteden ↑Naar boven

Een veel gehoorde uitspraak van ondernemers en zeker ook van studenten is: ‘Hoezo moet ik iets weten over administreren, daar heb ik toch een accountant of administratiekantoor voor!?

Het belangrijkste voordeel is dat je op ieder gewenst moment een overzicht hebt van de financiële situatie. Daardoor kun je snel op veranderende omstandigheden inspelen. Daarnaast levert het een aanzienlijke kostenbesparing op. Een administratiekantoor kost veel geld. De huidige tarieven variëren van € 45 tot € 100 per uur.

Een nadeel van het zelf bijhouden van de administratie is dat het tijd kost. En tijd is voor een ondernemer belangrijk. Tijd die de ondernemer misschien effectiever en efficiënter in zijn zaak kan besteden. Een tweede nadeel is dat de ondernemer, of een medewerker, voldoende kennis in huis moet te hebben om de administratie goed te kunnen doen.

In deze module leer je de basis van het voeren van een financiële administratie. Hierdoor heb je in de toekomst de mogelijkheid om delen van de boekhouding zelf uit te voeren. Het administratiekantoor of een accountant kan verder de gespecialiseerde onderdelen voor je uitvoeren. Bijvoorbeeld het opstellen van het jaarverslag, de salarisadministratie, de vaststelling van de winst, het geven van advies over de gang van zaken binnen het bedrijf, et cetera.

Conclusie: om als ondernemer een succesvol bedrijf op te zetten, is het noodzakelijk om kennis te hebben van het voeren van een boekhouding.

 

 

In samenwerking met het

© Noordhoff Uitgevers bv