Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inhoud

Inleiding

De tijd gaat heel snel. Dat merk je als je het werk op tijd klaar moet zijn. Je probeert al je taken goed in te delen. Je werkt hard om afspraken na te komen. Maar je werk wordt steeds onderbroken door gasten, door vragen van je personeel.

Als horecaondernemer moet je goed kunnen omgaan met tijd. Werken in de horeca is intensief en tijdrovend. Je wilt het werk foutloos en op tijd af hebben. Je wilt geen fouten maken omdat je te weinig tijd heb.

Als horecaondernemer zorg je ervoor op het goede moment je werk af te hebben, door plannen van je werk, het overzicht bewaren en te weten wat je eerst moet doen. Dat bereik je door:

  • te weten hoe je tijd kunt beheren

  • te weten wat je eerst moet doen

  • handig om te gaan met problemen

  • te weten hoe ver je kunt gaan

  • je werk goed te plannen

  • gebruik te maken van de juiste hulpmiddelen

Wie maakt de planning in deze onderneming?

De eigenaar maakt de planning is samenspraak met het personeel.

Belang van plannen ↑Naar boven

Als je je tijd niet goed besteedt, dan verspil je geld. Er is een nauw verband tussen de besteding van tijd en geld. ‘Tijd is geld’ luidt het gezegde: ieder arbeidsuur kost geld, met iedere euro kun je tijd in de vorm van arbeid ‘inkopen’. Met de aanschaf van een snellere pc koop je meer bijvoorbeeld tijd want je kunt meer doen in minder uren. Met een goed tijdbeheer kun je veel winnen.

Belangrijk bij goed tijdbeheer is dat je geen tijd verspilt aan onnodige zaken. Daarnaast kijk je steeds je doel, maak je een plan om dit te bereiken en stel je prioriteiten. Want:

  • zonder doel weet je niet wat je moet doen

  • zonder plan weet je niet wanneer je het moet doen

  • zonder prioriteit weet je niet wat je het eerst moet doen

Ook moet je steeds stilstaan bij de begrippen effectiviteit en efficiëntie. Effectief werken is de juiste dingen doen, efficiënt werken is de dingen in de kortste tijd doen.

Ik laat de tijd niet meer glippen!

Vraag je bij elke activiteit af wat het doel, het plan en de prioriteit is.

Werkplanning is een goede manier om met plezier en succes je werkzaamheden aan te pakken. Je werk plan je goed in met de juiste hulpmiddelen. Afhankelijk van het doel van je werk gebruik je verschillende soorten hulpmiddelen.

Schrijf je werkplan altijd op. Een werkplan dat alleen (vaag) in je hoofd bestaat, geeft je niet genoeg steun. Reken er op dat je werkzaamheden niet volgens plan verlopen, dus bereid je erop voor dat je hier en daar moet bijsturen!

Een goede planning kent een fasering. Je kunt niet alles in een keer doen. Gebruik daarom de salamitechniek: snij alles in handzame, overzichtelijke plakjes.

Als je tevreden gasten wilt, moet je alles goed plannen.

Prioriteiten stellen ↑Naar boven

Binnen je werkplan stel je prioriteiten: je weet wat je het eerst moet doen. Het is handig om je taken in te delen naar prioriteitsklassen A,B,C, D.

Door prioriteiten te stellen hoef je niet alles tegelijk te doen.

Als je het druk hebt, zoek dan hulp voor alles waarin een ander beter of sneller is.

Je maakt prioriteitsklassen om inzicht te krijgen in de structuur van prioriteiten. Een prioriteitsklasse is afhankelijk van twee factoren:

  • de belangrijkheid, dat is de mate waarin de gestelde doelen bereikt worden;

  • de urgentie, dat is de tijdsdruk.

Wat het meest belangrijk is en het meest dringend, krijgt prioriteitsklasse A. Dit geldt bijvoorbeeld als er brand is, of als uitstel een groot verlies betekent.

Taken in prioriteitsklasse B worden bepaald door het belang dat ze hebben. Voer ze uit voordat ze urgent worden. Denk hierbij aan deadlines die de komende dagen verstrijken.

Je geeft taken prioriteitsklasse C als ze niet bijdragen aan de realisatie van jouw doelstellingen maar in het belang van de organisatie wel binnen bepaalde tijd afgehandeld moeten worden. Zorg dat die taak bij voorkeur wordt uitgevoerd door iemand die daar verantwoordelijk voor is, voor wie het wel belangrijk is.

Iets wat niet belangrijk is en ook niet dringend, krijgt helemaal geen prioriteit. Klasse D is niet belangrijk en niet dringend, het krijgt geen prioriteit en gaat dus in de prullenbak. Je daarmee bezighouden, is tijdverspilling.

Als je twee belangrijke taken moet uitvoeren en je er maar één af krijgt, begin dan met de taak die de meeste schade oplevert als je die niet zou doen.

Ook de feestaankleding van de zaak moet je goed plannen.

Tijdverspillers

Er zijn tijdverspillers en tijdvreters. Denk bij tijdvreters aan mensen of haperende apparaten die steeds weer om aandacht vragen maar altijd weinig resultaten leveren. Een printer of kopieerapparaat waarin het papier steeds vastloopt, vele telefoontjes met vragen die niet voor jou bestemd zijn. Reageer:

  • assertief naar degenen die te veel van je tijd consumeren;

  • spreek degenen aan die verantwoordelijk zijn voor het juist functioneren van de haperende apparatuur.

Registreer tijdvreters en streef naar oplossingen die minder tijd vergen.

Leg regelmatig een lijstje aan van je tijdverspillers en neem initiatieven voor de oplossing.

Tijdverspillers gebruiken je energie en tijd als een lekkende kraan. Houd je takenlijst erbij en vraag je bij elke verandering van taak af: ‘Is dit het belangrijkste wat ik te doen heb?’.

Werkplanning ↑Naar boven

Een werkplanning maak je van regelmatig terugkerende activiteiten (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks).

Bij het maken van je werkplanning kun je onderscheid maken tussen verschillende planningsperiodes.

Planning

Termijn

Voorbeeld

Langetermijnplanning

Langer dan één maand

Afspraken, projecten, vergaderingen, trainingen, vakanties

Middellangetermijnplanning

Twee tot dertig dagen

Afspraken, vergaderingen

Kortetermijnplanning

Een tot twee dagen

Dagelijkse werkzaamheden

Het opstellen van een werkplan is niet moeilijk, als je een stel basisvragen beantwoordt:

  • Wat moet er klaar zijn als je werk ‘af’ is?

  • Hoe lang duurt één activiteit?

  • Welke activiteiten (in feite de onderdelen van je werk) moeten daarvoor worden gedaan?

  • Hoe los ik eventuele problemen op? (flexibel)

Door eerst een overzicht te maken van de verschillende activiteiten bepaal je wat je precies gaat doen. Het gaat er hierbij om de activiteiten in kaart te brengen. Maak hier een schriftelijke lijstje van.

Als je weet wat je gaat doen, kijk dan of de voorgenomen activiteiten haalbaar zijn binnen de beschikbare tijd. Dat is meestal niet eenvoudig, want het gaat vaak om een afweging van wat je graag zou willen en wat je feitelijk aankunt.

Door middel van een tijdschema krijg je inzicht in je werkelijke tijdbesteding. Als een werkplan niet voldoet, gooi dan niet meteen het hele idee van je werkplan weg maar ga op zoek naar verbeteringen.
Analyseer wat er goed en wat er niet goed ging.

Je geeft in een werkplanning precies aan:

  • wat de taak is;

  • wie de taak moet uitvoeren;

  • wanneer de taak gedaan moet worden;

  • hoe lang de taak maximaal mag duren;

  • hoeveel hulpmiddelen (vrachtwagens, heftrucks en dergelijke) er moeten worden ingezet;

  • welke resultaten behaald moeten worden.

Op deze manier kan voor iedereen een planning worden gemaakt. Deze planning kan op papier worden gezet, maar het bijstellen ervan kost dan veel tijd. Ook kun je planningen maken met software zoals Excel. Vaak wordt echter een planbord als hulpmiddel gebruikt om de planning te verwerken.

Bij het opstellen van een werkplanning moet je rekening houden met verschillende factoren:

  • het beschikbare budget;

  • de te verwachten omzet;

  • de hoeveelheid werk;

  • het soort werkzaamheden;

  • de beschikbaarheid van de medewerkers: vakantie, en dergelijke;

  • de specialiteiten: wie kan welke werkzaamheden het beste uitvoeren;

  • de productiviteit.

Planbord maken

Er zijn allerlei soorten planborden, zoals:

  • planborden om op te schijven of vakjes in te kleuren, al dan niet uitwisbaar (white board);

  • planborden met kartonnen insteekkaartjes in verschillende kleuren;

  • planborden met beschrijfbare etiketten.

Planning van de productie

De planning van de productie in een keuken is afhankelijk van de bedrijfsformule. Een duidelijk voorbeeld hiervan is een wegrestaurant of een groot hotel waar constante activiteit is. Deze hebben een geheel andere planning van productie dan bijvoorbeeld een klein restaurant of eetcafé. In een klein restaurant of eetcafé heeft men twee piekmomenten: tijdens de lunch en tijdens het diner. Dit wordt opgevangen door het productieproces en de uitgifte van elkaar te scheiden.

Op de rustige momenten is er dan tijd voor de productietaken (de mise en place).

Een planmatige productie is een zodanige organisatie van de werkzaamheden dat in de piekmomenten geconcentreerd kan worden op doorgifte.

Het productieproces

Het productieproces bestaat uit een cirkel van steeds terugkomende activiteiten, die nodig zijn om het werk te regelen:

  • samenstellen assortiment

  • inkoop

  • ontvangst

  • voorbereiding

  • bereiding

  • portioneren

  • regenereren

  • uitgifte

  • retour

  • afwas

  • reinigen.

Wat gebeurt er in de productiemethode als een van de 6 p's verandert?
Als een van de 6 P's verandert, gebeurt er veel in het productieproces. Niet bij elke P is het gevolg even groot maar er is altijd een verandering te merken.

Prijs

De grootste verandering treedt op bij de wijziging van het product. De kwaliteit kan bijvoorbeeld veranderen. Er kan dan nooit op dezelfde manier doorgewerkt worden als eerst. Er moet bijvoorbeeld een nieuwe samenstelling gemaakt worden, er moeten andere inkopen gedaan worden en de bereiding wordt anders.

Presentatie

Bij de verandering van presentatie wordt er vooral op het piekmoment veel veranderd en moet er een nieuwe productieplanning gemaakt worden. Een oplossing kan zijn om extra of juist minder personeel in te zetten na de verandering van de presentatie. Ook moeten er andere inkopen gedaan worden en er bestaat een mogelijkheid voor een andere uitgiftemethode.

Personeel

Als het personeel verandert, is er niet een groot verschil. Wel kan er verschil optreden in efficiëntie en snelheid als het personeel verandert in minder vaardig of juist vaardiger personeel.

Plaats

De plaats kan nooit veranderd worden. Wel kan een pand een verbouwing, verandering of uitbreiding ondergaan. Hierbij moet je denken aan een betere indeling, routing of bijvoorbeeld een extra kassa wat het werk gemakkelijker, sneller en efficiënter maakt.

Promotie

Wanneer de promotiemethode veranderd wordt, kan er een kleine maar misschien ook een grote verandering optreden. Er kunnen extra gasten komen of er wordt bijvoorbeeld promotie gemaakt voor een bepaald menu, dit kan extra werk veroorzaken dat wel ingepland moet worden.

Hulpmiddelen ↑Naar boven

Bij het goed plannen van je werk zijn de juiste tools onmisbaar. Dit zijn:

  • de klassieke agenda

  • de elektronische agenda

  • een dagmemo

  • een tijdschema.

Agenda

Kun jij als student zonder agenda? Waarschijnlijk niet. Dat zal ook zo zijn als je aan het werk gaat. In je agenda noteer je bijvoorbeeld je afspraken en vergaderdata. Ook kun je andere zaken noteren die aan een bepaald tijdstip zijn gebonden (zoals een broek ophalen bij de stomerij!).

Agenda's zijn er in diverse uitvoeringen en indelingen. De meest gebruikte agenda's zijn de kantoor- en zakagenda's. De meest gebruikte agenda's zijn de kantoor- en zakagenda's, ook wel fysieke agenda's genoemd. Er zijn agenda's in verschillende uitvoeringen en indelingen, zoals agenda's met een hele week op twee pagina's of één dag per pagina.

Elektronische agenda

Je kunt ook gebruikmaken van een elektronische agenda, bijvoorbeeld de agenda in het programma Outlook. Dit is een programma waarin je alle activiteiten en taken vastlegt.

Verplichtingen, goede voornemens, persoonlijk of werkgebonden: voor elke taak die wel of geen begin- en eindtijdstip heeft, kun je gebruikmaken van de Takenlijst van het softwareprogramma Outlook (onderdeel van MS Office).

Klik hier als je meer wilt weten over hoe Outlook werkt

Dubbelklik op het pictogram Outlook op je bureaublad. Wanneer het openingsscherm verschijnt, zie je aan de linkerkant de balk Outlook. Deze balk bevat onder andere Outlook vandaag, Agenda, Contactpersonen en Taken.

Als je op het pictogram Taken in de balk Outlook klikt, verschijnt het Openingsvenster.

In dit openingsscherm zie je twee werkbalken: de werkbalk Standaard en de werkbalk Geavanceerd.
Klik in de bovenste balk van het openingsscherm en omschrijf je taak.
Met de Tab-toets ga je naar het volgende invoerveld, Einddatum, en voer je de datum in. Je bepaalt zelf hoeveel gegevens in de lijst worden weergegeven.

Wil je meer gegevens bij het invoeren van een nieuwe taak opnemen, dan moet je voor zorgen dat je in het dialoogvenster Naamloos - Taak komt.

Geef een kernachtige beschrijving van de taak. Bedenk dat in de Takenlijst in principe alleen de eerste woorden zichtbaar zijn.

Het dialoogvenster Naamloos - Taak kun je op verschillende manieren openen:

  • via Bestand > Nieuw op de menubalk

  • via Acties > Nieuwe taak op de menubalk

  • via de knop Nieuw

  • via de sneltoets Ctrl+N.

De cursor knippert in het lege vakje achter Onderwerp in het geopende dialoogvenster. Je vult in dit dialoogvenster de gegevens in.

  • Vul achter onderwerp bijvoorbeeld in: ‘Maandverslag maken’.

  • Klik op het pijltje achter Einddatum. De datumnavigator verschijnt. Geef je een einddatum op waarvoor de taak moet zijn afgerond, dan spreek je van een deadline. Je kunt ook aangeven hoe lang van tevoren je met de taak wilt beginnen.

  • Klik op de lesdatum van de volgende maand.

  • Klik op de datum van vandaag achter Begindatum.

In het vak Status staat de melding Niet gestart. Hier geef je aan dat je met de taak begint. In het uitrolmenu dat verschijnt klik je op: Wordt uitgevoerd.

In het vak Prioriteit geef je aan hoe belangrijk de uit te voeren taak is. Je hebt de keuze uit:

  • Laag (in de Takenlijst te herkennen aan een blauw pijltje naar beneden);

  • Normaal en Hoog (te herkennen aan een rood uitroepteken).

Je ziet deze pijlen alleen als je in de Geavanceerde werkbalk als weergave Lijst met details hebt geactiveerd.
Kies voor: Hoog.

In het vak % voltooid houd je precies bij hoeveel tijd je voor de taak nodig hebt en geef je aan hoe ver je met je taak bent gevorderd. Wanneer je nog met de taak moet beginnen, laat je het percentage van 0% ongewijzigd. Vink je de optie Herinnering aan, dan geeft Outlook een bericht dat aankondigt wanneer de activiteit plaatsvindt. Herinneringen worden altijd weergegeven tijdens de uitvoering van Outlook, ook als Outlook niet het actieve programma is.

In het lege witte tekstvak geef je aan wat je taak is. Om een goed beeld te krijgen van datgene wat je moet doen, is het noodzakelijk een kernachtige beschrijving van je taak te geven.

Typ in het tekstvak: ‘alle voorbereidingen treffen om het maandverslag uit te werken’.

Je kunt een bepaalde taak ook koppelen aan een contactpersoon voor wie je de taak uitvoert. Dit is erg handig, wanneer je bijvoorbeeld dingen voor verschillende mensen moet doen.

Klik op de knop Contactpersonen en selecteer de betreffende relatie.

Je kunt taken in categorieën verdelen. Het is dan mogelijk om te zoeken naar taken die tot dezelfde categorie behoren. Outlook beschikt over een aantal vooraf ingestelde categorieën. Je kunt zelf ook nieuwe categorieën toevoegen.
Klik op de knop Categorieën en het menu verschijnt. Selecteer Werk en klik op OK en kies daarna Opslaan en sluiten.

Behaal je doelen door je agenda ‘ongewoon efficiënt’ te gebruiken. Een volledige planning van je activiteiten en taken inspireert en geeft overzicht. Praktische tips om meer tijd over te houden dankzij zorgvuldig agendagebruik:

  • Wees volledig in het in je agenda zetten van werkafspraken (afspraken met anderen, taken met een deadline), sociale afspraken, studie-,sport- en netwerkactiviteiten. Netwerken, evalueren of nieuwe producten ontwikkelen kost ook tijd, dus plan die acties ook in. Taken waar geen specifieke datum of deadline aan vast zitten gaan op je 'to-do-lijst'.

  • Plan ook je vrije tijd in. Als je je vrije tijd niet weergeeft in je agenda, geeft dat een vertekend beeld. Heb je minimaal twee avonden per week nodig om ‘niets’ te doen? Gebruik dan bijvoorbeeld een groene post-it om die avonden flexibel ‘vrij te houden’. Zo zie je in één oogopslag in je agenda hoeveel tijd je werkelijk nog hebt te vergeven.

  • Plan je favoriete uitjes, congressen en etentjes meteen in voor de rest van het jaar en plan je projecten daaromheen.

  • Het regelen van de (digitale) kerstkaart die je naar je klanten wilt sturen, komt in de drukke decembermaand altijd ongelegen. Zet de bijbehorende acties nu al in je agenda of op je planbord zodat het geen haastklus wordt.

Te veel te doen in te weinig tijd? Vaak worden minder urgente taken zoals visievorming, productontwikkeling of zelfs netwerken dan uitgesteld. Deze oplossing, evenals vrije tijd inleveren, is op lange termijn funest. Office Rescue neemt je doelen, takenlijst en agenda onder de loep zodat je tot een gezonde langetermijnoplossing komt. Zo maak je van je propvolle planner een inspirerend doorkijkje naar jouw toekomst met alle tijd voor... jezelf.

Dagmemo

Het opstellen van een dagmemo is een handig hulpmiddel en heel simpel. Je noteert alle taken waar je die dag aan moet denken en rekening mee moet houden aan de hand van de beschikbare gegevens. Het is een geheugensteuntje! Je plant de taken die hoog op je prioriteitenlijst staan (eventueel met benodigde tijd). Dit doe je aan het begin van de dag. Probeer niet te veel tijd per taak te plannen, anders kom je nooit aan al je taken toe. Plan ook niet te krap, want dan krijg je geen enkele taak af en dat werkt frustrerend en levert onnodige stress op.

Aan het eind van een werkdag noteer je of hetgeen je gepland had ook gelukt is. Noteer ook waarom een taak eventueel niet gelukt is en waardoor dit werd veroorzaakt.

Een dagmemo zou er als volgt uit kunnen zien:

Tijd

Taak

Af/niet af

Oorzaak niet af

09.00 - 09.30

Bezoekers ontvangen

Af

09.30 - 10.30

Leveranciers ontvangen

Niet af

Inkomende telefoontjes

10.30 - 11.30

Barvoorraad controleren

Af

11.30 - 12.30

Accountant bellen

Af

Tijdschema

Een tijdschema is een handig hulpmiddel waarin je alle activiteiten die je gedurende een bepaalde periode (dag, week, maand) verricht noteert. Je houdt in dit schema ook bij hoeveel tijd je nodig denkt te hebben voor een activiteit en je geeft bij iedere activiteit aan wanneer deze moet plaatsvinden (de prioriteit). Aan het eind van een werkdag analyseer je het tijdschema en brengt waar nodig verbeteringen aan.

Een goede tijdschema bevat:

  • alle activiteiten en overlegmomenten;

  • de geschatte tijd die ervoor nodig is;

  • data waarop de activiteiten plaatsvinden en af moeten zijn.

Een goed tijdschema is een realistische en dus haalbare planning. Het is echter wel raadzaam extra tijd in te plannen voor onvoorziene omstandigheden.

Hoe pak je het schrijven van het tijdschema aan?

  • Begin aan het eind om je tijd goed te plannen.

  • Bekijk hoeveel tijd je denkt te besteden aan een activiteit.

  • Verdeel de tijd over de beschikbare tijd.

  • Noteer voor alle activiteiten de geschatte tijd, de datum waarop en de einddatum.

  • Houd rekening met zaken die ruim van tevoren moeten worden geregeld, zoals afspraken met personen en het reserveren van accommodaties, catering en hulpmiddelen.

  • Stuur waar nodig je tijdschema bij en controleer dit regelmatig.

 

 

In samenwerking met het

© Noordhoff Uitgevers bv