Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inhoud

Inleiding

Er zijn verschillende soorten overleg. Van een wekelijks werkoverleg tussen zes collega’s tot een grote bijeenkomst met collega-ondernemers. Het ene overleg vraagt om meer voorbereiding en organisatie dan het andere. Ook kunnen doelen van het overleg verschillen. Soms wil je met elkaar van gedachten wisselen over een bepaald onderwerp. In een ander overleg wil je gezamenlijk een belangrijke knoop doorhakken. Het doel van het overleg is ook van invloed op hoe je een overleg organiseert.

Wat zou het doel kunnen zijn van het overleg in het filmpje?

Het doel zou bijvoorbeeld kunnen zijn om de werknemers te instrueren of te informeren.

In dit hoofdstuk leer je over:

  • soorten overlegsituaties

  • doelen van overleg

  • voeren van werkoverleg

Soorten overlegsituaties ↑Naar boven

Bij een overleg gaat het om een aantal mensen dat met elkaar om de tafel gaat zitten voor een formeel en belangrijk overleg. Het woord ‘overleg’ is echter een algemene term. Er bestaan een heleboel verschillende overlegsituaties. Elke van deze overlegsituaties heeft dan een eigen naam, bijvoorbeeld ‘werkoverleg’ of ‘directieoverleg’. Overleg is er in verschillende vormen.

De belangrijkste vormen van overleg in de horeca zijn:

  • werkoverleg

  • afdelingsoverleg

  • directieoverleg

  • ondernemingsraad

Werkoverleg

Het werkoverleg is een vergadervorm die veel voorkomt binnen horecabedrijven. Het gaat hierbij vooral om kleine groepjes medewerkers die zaken bespreken die van direct belang zijn voor het dagelijkse werk. Tijdens het werkoverleg kun je bijvoorbeeld:

  • problemen aankaarten waar mensen tegenaan lopen;

  • de werkplanning van de komende dagen bespreken.

De werkplanning vraagt meestal om goed overleg.

Werkoverleg vindt meestal regelmatig plaats, bijvoorbeeld één keer per week op een vast tijdstip.

Afdelingsoverleg

Naast het werkoverleg zie je bij grote horecaondernemingen ook vaak het afdelingsoverleg. Dit overleg wordt meestal iets minder vaak gehouden. In sommige bedrijven vergadert iedere afdeling regelmatig, bijvoorbeeld één keer per maand. In andere bedrijven wordt het afdelingsoverleg alleen gehouden als daar een speciale reden voor is, bijvoorbeeld bij een reorganisatie of bij het bekendmaken van omzetcijfers.

In het afdelingsoverleg komen vooral zaken aan bod die voor de hele afdeling of het hele bedrijf van belang zijn.

Directieoverleg

In grotere ondernemingen zoals de AC Restaurants of Van der Valk zijn er vaak meerdere directeuren. De directieleden zijn allen topmanagers. Zij moeten ervoor zorgen dat het bedrijf goed op koers blijft. Als zij bijeenkomen voor overleg, heet dat een directieoverleg. Zij bespreken zaken die het hele bedrijf aangaan.

Ondernemingsraad

Elk bedrijf met meer dan vijftig werknemers moet een ondernemingsraad (or) hebben. De leden van de or zijn werknemers die door de andere werknemers worden gekozen. Als gekozen leden van de or mogen zij deelnemen aan het overleg van de or. Ze praten dan mee over zaken als arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden, opleidingen, interne milieuzorg enzovoort. Voordat een werkgever over zulke zaken beslissingen neemt, moet hij dat eerst overleggen met de or van zijn bedrijf.

Bedrijven met minder dan vijftig werknemers, kleine ondernemingen, hebben een personeelsvertegenwoordiging.

Doelen van overleg ↑Naar boven

Overleggen doe je niet alleen voor de gezelligheid en het saamhorigheidsgevoel. Als je overlegt, wil je samen iets bereiken. Je wilt bijvoorbeeld gezamenlijk een probleem oplossen dat in het bedrijf speelt. Of je wilt elkaar informeren over de lopende werkzaamheden. Ieder overleg heeft dus zijn eigen doel.

Doel van het overleg

Naam van het overleg

Uitwisselen van informatie

Informatief overleg

Overdracht van kennis of vaardigheden

Instruerend overleg

Van gedachten wisselen over een onderwerp

Oriënterend overleg

Problemen oplossen

Probleemoplossend overleg

Besluiten nemen

Besluitvormend overleg

Informatief overleg

In een informatief overleg wissel je informatie uit met je collega’s. Je geeft elkaar informatie. In zo’n overleg kun je als leidinggevende bijvoorbeeld uitleggen wat de gevolgen zijn van een beslissing die je genomen hebt. Maar zo’n overleg kan ook over andere zaken gaan, bijvoorbeeld over het werk van de afgelopen week. De medewerkers houden elkaar dan op de hoogte van de vorderingen die zij gemaakt hebben.

Het einde van de avond is een goed moment om elkaar bij te praten over de laatste nieuwtjes, maar geldt niet als een formeel overleg.

Instruerend overleg

In een instruerend overleg geeft een leidinggevende (of een andere medewerker) instructies aan de anderen. Als leidinggevende vertel je dan wie wat wanneer moet doen. De deelnemers aan zo’n overleg zullen vooral luisteren. Zij moeten na het overleg de aanwijzingen opvolgen. In een instruerend overleg is het niet de bedoeling dat er allerlei meningen geuit worden.

Tijdens dit overleg is het belangrijkste onderwerp brandveiligheid. Een brandweercommandant geeft instructies over hoe de medewerkers moeten handelen wanneer er brand uitbreekt.

Oriënterend overleg

In een oriënterend overleg wil je als leidinggevende weten hoe je medewerkers over iets denken. Het gaat dan om een nieuw onderwerp, waar geen van de medewerkers nog veel over nagedacht heeft. In zo’n overleg kun je bijvoorbeeld bespreken of het zinvol is om in de toekomst te verhuizen naar een nieuw pand. Medewerkers geven daar dan hun meningen en ideeën over zonder dat er meteen iets mee wordt gedaan. Pas op een later moment wordt gekeken welke van de ideeën bruikbaar zijn.

Probleemoplossend overleg

In een probleemoplossend overleg stel je een bepaald probleem aan de orde. De deelnemers zoeken dan gezamenlijk naar de beste oplossing. Een probleemoplossend overleg kan over allerlei kwesties gaan, bijvoorbeeld over problemen met het nieuwe werkrooster, over het gebrek aan vraag naar een bepaald gerecht of over de slechte verhoudingen.

Besluitvormend overleg

Een besluitvormend overleg is dat je gezamenlijk een knoop doorhakt. Je probeert door gezamenlijk te overleggen tot een goed besluit te komen. Meestal is dit dan een besluit waarmee de meerderheid van de aanwezigen het eens is.

Werkoverleg ↑Naar boven

Soms heb je ideeën over wat anders of beter kan. Die kun je tijdens het werkoverleg bespreken. Het doel van werkoverleg is het verbeteren van de werksituatie. Je bespreekt met elkaar problemen en lost ze op. In het werkoverleg praat je niet alleen over problemen. Je spreekt ook over alledaagse dingen zoals het werkrooster.

Werkoverleg met een bakje koffie erbij.

Doelen werkoverleg

In de horeca moet je niet alleen hard werken. Je moet ook op een verstandige manier werken. Alle medewerkers moeten goed weten welk werk ze moeten doen. Ze moeten weten hoe ze dat moeten doen. Daarvoor zijn duidelijke afspraken nodig. Deze afspraken maak je in een werkoverleg.

In een werkoverleg kun je afspraken maken. Het kan gaan over:

  • nieuwe gerechten op de kaart;

  • een nieuwe manier van bestellen;

  • de planning van het werk.

Je kunt ook praten over de werkomstandigheden. Dat zijn de omstandigheden waaronder jij je werk moet uitvoeren. Denk hierbij aan de organisatie van het werk. Bijvoorbeeld: zijn er voldoende hulpmiddelen? Het is belangrijk om hierover te praten. Je kunt namelijk ziek worden als de werkomstandigheden niet goed zijn. Voorbeelden van slechte werkomstandigheden kunnen zijn:

  • met overvolle dienbladen door het restaurant lopen;

  • geen steekkarretje kunnen gebruiken bij het lossen van de wagen van de wijnleverancier.

Het komt je rug niet ten goede als je te veel tegelijk wilt doen.

Werkoverleg heeft de volgende doelen:

  • informatie uitwisselen;

  • problemen oplossen;

  • beslissingen nemen;

  • samen nadenken over een onderwerp;

  • medewerkers betrekken bij het werk.

Het werkoverleg is er om de werksituatie te verbeteren. Het is belangrijk om mensen te betrekken bij hun werk. Mensen die betrokken zijn bij het werk zijn namelijk tevreden mensen. Ze gaan met plezier naar hun werk. Ze zijn vriendelijk tegen hun collega’s, hun leidinggevende en anderen. Dit maakt de sfeer op het werk veel leuker.

Mensen die bij het werk betrokken zijn, zijn ook kritisch. Wie niet tevreden is over het werk, moet proberen dit te veranderen. Bedenk oplossingen om:

  • het werk zo leuk mogelijk te maken;

  • het werk beter te organiseren;

  • de kwaliteit van het werk te verhogen;

  • het werk veiliger te maken.

Dit is een werkomstandigheid die je kunt verbeteren. Bespreek dat op het werkoverleg.

Regels werkoverleg

Tijdens het werkoverleg bespreek je met elkaar het werk. Ook bespreek je de werkomstandigheden.

Er zijn een paar belangrijke regels:

  • er is een agenda;

  • er is een voorzitter;

  • indien nodig is er een notulist.

Op de agenda staan de onderwerpen voor het werkoverleg. Elk onderwerp noemen we een agendapunt. Vaak vertelt iemand iets over een onderwerp. Daarna kunnen de anderen reageren. Als deelnemer aan het werkoverleg kun je vertellen wat jij ervan vindt.

De agenda voor het werkoverleg van 13 april.

Bij elk werkoverleg is een voorzitter. Dit is de leider van het overleg. Vaak is de leidinggevende de voorzitter. Hij of zij zorgt ervoor dat:

  • het overleg op tijd begint en eindigt;

  • alle agendapunten worden behandeld;

  • iedereen die wat wil zeggen daarvoor de kans krijgt;

  • er duidelijke afspraken worden gemaakt.

Soms maakt een van de deelnemers tijdens het werkoverleg aantekeningen. We noemen dat notuleren. Degene die schrijft, heet notulist Vaak kun je de dingen die jullie bespreken wel onthouden. De notulist schrijft alleen de afspraken op. Het verslag dat zo ontstaat, noemen we de notulen.

Werkafspraken

De afspraken in het werkoverleg noemen we de werkafspraken. De werkafspraken staan op papier. Zo weet iedereen precies wat er is afgesproken. Als je afspraken met elkaar maakt, moet je je daaraan houden. Zo weet iedereen wat hij kan verwachten. Als iedereen zich aan afspraken houdt, loopt alles op rolletjes. Er heerst dan orde en regelmaat in je zaak.

Ga zorgvuldig om met afspraken. Het maakt niet uit wat voor een afspraak het is. Soms is een afspraak voor jou niet zo belangrijk. Die kan voor een ander heel belangrijk zijn. Als je je er niet aan houdt, kan dit grote gevolgen hebben.

Soms gaat er toch wat fout. Dat komt meestal:

  • omdat iemand is vergeten een afspraak te maken;

  • omdat er een verkeerde afspraak is gemaakt;

  • omdat de afspraak niet werkt;

  • omdat niet duidelijk is voor wie die afspraak is bedoeld;

  • doordat er iets onverwachts gebeurt (ziekte of een stroomstoring).

Wie de afspraken niet nakomt, kan uiteindelijk worden ontslagen.

Eigen inbreng

Heb je een idee over wat anders of beter kan? Vertel dit dan in het werkoverleg. Zet het onderwerp op de agenda. Het is handig je idee op te schrijven. Zo kan iedereen het lezen. We noemen dit een notitie. Geef precies aan wat je bedoelt.

Uitnodiging voor een overleg.

Uitnodiging voor een overleg

Tot slot zorg je er als voorzitter voor dat je een geschikte vergaderruimte vindt. Ook regel je dat er iemand is die de notulen maakt.

 

 

In samenwerking met het

© Noordhoff Uitgevers bv