Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inhoud

Inleiding

Conferentiecentrum De Kroon staat op de arbeidsmarkt bekend om zijn goede en vooral ook flexibele arbeidsvoorwaarden. Om tegemoet te kunnen komen aan de wensen van de medewerkers heeft de organisatie besloten het cafetariamodel in te voeren. Iedere medewerker kan nu zelf een keuze maken uit het menu van secundaire arbeidsvoorwaarden. Heb je liever een auto in plaats van kinderopvang? Of liever een opleiding in plaats van een bonus? In principe kun je zelf aangeven waarvoor je in aanmerking wenst te komen. Maar voor niets gaat de zon op. Want ook bij dit conferentiecentrum is het belangrijk dat je prestaties levert. Het bedrijf hanteert diverse beoordelingsmethoden om jouw prestaties te meten. Wie goed presteert, zal dat merken aan de hoogte van de arbeidsvoorwaarden. Wie minder presteert, zal ook navenant beloond worden. Op deze manier hoopt het bedrijf zijn medewerkers te kunnen motiveren. Aan de bak dus!

Deze theorie gaat over:

  • waarom beoordelen belangrijk is en welke valkuilen er zijn;

  • hoe je moet beoordelen.

Beoordelen is belangrijk! ↑Naar boven

Een beoordeling bevat altijd twee hoofdpunten:

  1. Prestatiebeoordeling; hoe beoordeelt de chef de prestaties van de medewerker? Dit kan gevolgen hebben voor de beloning van de medewerker. Bij deze beoordeling staan de behaalde resultaten in de afgelopen periode centraal. Prestatiebeoordeling heeft dus te maken met controle op de uitvoering van taken.

  2. Potentieelbeoordeling; hoe denkt de chef over de toekomstige mogelijkheden van de beoordeelde? Hier ligt het accent op persoonlijkheidseigenschappen en capaciteiten.

Het beoordelen van medewerkers moet heel serieus worden aangepakt. De uitslag van de beoordeling is namelijk bepalend voor de beloning en de promotiekansen van de medewerker. Persoonlijke voorkeuren van de chef mogen dus geen rol spelen. Het gaat erom dat hij zijn medewerkers eerlijk beoordeelt op basis van hun prestaties. Daarom is het belangrijk dat de beoordeling plaatsvindt aan de hand van de functiebeschrijving. Een beoordelaar moet zijn oordeel baseren op criteria die bij de functie van de beoordeelde horen.

Valkuilen

Er zijn vijf effecten die de beoordeling kunnen beïnvloeden. De beoordelaar moet zich ervan bewust zijn dat hij in deze valkuilen terecht kan komen. Hij moet elk onderdeel van het beoordelingsformulier zo eerlijk mogelijk invullen. Ook moet hij serieus luisteren naar het commentaar dat de beoordeelde op zijn beoordeling geeft. De beoordelaar moet bij elk criterium goed nadenken hoe de score is voor de medewerker.

De volgende vijf fouten worden snel gemaakt:

  1. veel gemiddelde scores;

  2. halo- en horneffect;

  3. bevooroordeeld zijn;

  4. te veel nadruk leggen op recente gebeurtenissen;

  5. eigen normen hanteren.

Veel gemiddelde scores

Sommige beoordelaars hebben de neiging veel gemiddelden te scoren bij de beoordeling van medewerkers. In dat geval krijgt de beoordeelde bij alle criteria de middelste score of een ‘voldoende’. Dat is eigenlijk de gemakkelijkste weg. De beoordelaar hoeft dan geen ‘slecht nieuws’ te brengen in het beoordelingsgesprek. Ook krijgt hij niet te maken met medewerkers die eisen stellen aan hun carrière of extra salaris willen, omdat hij hen zo uitstekend beoordeelt. Ten slotte hoeft de chef dan ook niet allerlei verschillen in beoordeling tussen medewerkers uit te leggen. Misschien is dit voor de beoordelaar wel de gemakkelijkste weg, maar zeker niet de beste.

Halo- en horneffect

Beoordelaars baseren zich soms op slechts enkele indrukken van een medewerker. Ze scoren dan alle onderdelen op basis van die indruk. Wanneer de beoordelaar een medewerker op een bepaald punt goed vindt, kan de neiging bestaan de medewerker op alle onderdelen hoog te waarderen. Zonder goed na te denken of dat wel klopt. Dit ‘te gunstig’ beoordelen noemen we het halo-effect.

Omgekeerd kan het ook voorkomen dat een beoordelaar op basis van een lage score op één onderdeel een ongunstige indruk heeft van een medewerker. Zonder al te veel na te denken kan hij dan op alle onderdelen een lage score geven. Deze te ongunstige indruk noemen we het horn-effect.

Bevooroordeeld zijn

Beoordelaars moeten oppassen voor vooroordelen. Bepaalde voorkeuren kunnen ontstaan op basis van vroegere ervaringen. Vooroordelen kunnen ook ontstaan op basis van een eerdere beoordeling. Om dat te voorkomen, moet een beoordeling worden opgesteld zonder eerst te kijken naar de beoordeling van vorig jaar.

‘Allochtonen worden gediscrimineerd op de arbeidsmarkt’, zo lezen we regelmatig in de pers. En inderdaad, vaak blijkt dat allochtonen minder vaak worden aangenomen voor een baan dan autochtonen, ook al hebben ze hetzelfde profiel. Dit heeft alles te maken met het feit dat werkgevers vaak bevooroordeeld zijn en denken dat allochtonen minder goed zullen werken dan autochtonen. Ook sommige beoordelaars maken dit soort beoordelingsfouten. Vooroordelen die leven bij henzelf en in de maatschappij kunnen doorwerken in de beoordeling: ‘Ahmed spreekt vast niet zo goed Nederlands, dus hij zal de klant wel niet goed hebben begrepen.’

Te veel nadruk leggen op recente gebeurtenissen

De beoordeling mag niet bepaald worden door recente gebeurtenissen. Gebeurtenissen die recent hebben plaatsgevonden zitten vaak nog goed in het hoofd van de beoordelaar. Dat betekent niet dat die gebeurtenissen belangrijker zijn dan die in het verleden. De chef moet de beoordeelde over de hele periode beoordelen.

Eigen normen hanteren

De chef moet de medewerker beoordelen op basis van diens functiebeschrijving. Hij mag geen eigen normen opleggen.

Chef Martin werkt veel over, en vindt dat heel gewoon. Marieke heeft een kind op de crèche, en een op de buitenschoolse opvang. Ze moet stipt om vijf uur weg om ze op te kunnen halen. De chef verwacht dat ze doorwerkt tot een klus af is: dat doet hij zelf ook. Toch mag hij dat niet verwachten van zijn medewerkers. Marieke mag gaan om vijf uur, zonder daarop aangekeken te worden. Henk is een man van de klok. Zijn houding is: ik word tot vijf uur betaald, en dus stap ik dan op. Ook dat is Henks goed recht. Martin doet het anders, maar kan Marieke en Henk niet verplichten om over te werken.

Schriftelijk en mondeling beoordelen ↑Naar boven

Een beoordelingsprocedure bestaat uit twee onderdelen: een schriftelijke beoordeling en een beoordelingsgesprek.

Schriftelijke beoordeling

Omdat mensen beoordeeld worden door mensen en het ook mensen zijn die beoordelingssystemen bedenken... zal een beoordeling nooit volledig objectief kunnen zijn. Er zullen altijd subjectieve elementen in blijven zitten. Toch moeten we blijven streven naar een zo groot mogelijke objectiviteit.

Als je de beoordeling zo objectief mogelijk wilt maken, is het belangrijk dat dit gebeurt aan de hand van een beoordelingsformulier. Daarop staat precies wát je wilt beoordelen.

  1. beoordelingsformulier Horeca.doc

Waarderingsschalen

De belangrijkste methode bij het maken van een beoordeling is het gebruik van waarderingsschalen.

Met waarderingsschalen geeft de beoordelaar een beoordeling voor aparte onderdelen. Die onderdelen zijn de elementen die van belang zijn voor het goed uitoefenen van de functie. We noemen die onderdelen ‘criteria’. Voor elk van deze criteria geeft de beoordelaar zijn medewerker een cijfer. Er zijn beoordelingsformulieren waarop men kan kiezen tussen drie cijfers (soms letters). Andere formulieren geven meer mogelijkheden. Bijvoorbeeld net als op een ‘ouderwets’ schoolrapport: tien cijfers, van 1 tot en met 10. Niet elk bedrijf zal met hetzelfde beoordelingsformulier werken. Sterker nog: binnen een bedrijf moet men voor elke functie een apart beoordelingsformulier opstellen. Elke functie kent immers weer andere zaken die van belang zijn.

Voor een receptionist(e) zal het criterium ‘omgang met gasten’ zwaarder moeten wegen dan voor een administratief medewerk(st)er grootboekadministratie. Bij de laatste functie zou je zelfs het criterium ‘omgang met gasten’ helemaal niet in de beoordeling op hoeven nemen.

Criteria die deel kunnen uitmaken van een personeelsbeoordeling in de horeca, zijn:

  • kwaliteit van het werk;

  • (gebruikmaken van) kennis van zaken;

  • zelfstandigheid;

  • besluitvaardigheid;

  • service en gastvriendelijkheid;

  • initiatief;

  • persoonlijke verzorging;

  • kwantiteit van het werk;

  • werktempo;

  • extra inzet;

  • sociale contacten binnen het bedrijf (met chef, collega’s en ondergeschikten);

  • gastgerichtheid; contacten met (potentiële) gasten, algemene zaken als omgangsvormen en taalgebruik.

Soms zijn bepaalde criteria belangrijker dan andere. Je kunt ze dan een wegingsfactor geven. Daarmee vermenigvuldig je elke waardering nog eens met een bepaalde factor zodat je die zwaarder laat tellen.

Voordelen van het werken met waarderingsschalen zijn:

  • Het systeem is voor zowel de beoordeelde als de beoordelaar duidelijk.

  • Voor het opstellen van het beoordelingsformulier kan men de functiebeschrijving als basis nemen.

  • Na het invullen van het formulier is duidelijk hoe de beoordelaar aan zijn eindoordeel gekomen is.

  • Deze methode kan bij elke functie toegepast worden.

Nadelen van deze methode:

  • Het bepalen van de wegingsfactoren is een zeer moeilijke zaak.

  • Het serieus invullen van beoordelingsformulieren kan veel tijd kosten..

Mondeling beoordelen

Veel medewerkers hebben geen idee waarop ze worden beoordeeld. Ze denken ook vaak dat ze alleen op hun zwakke punten zullen worden aangesproken. Dit komt omdat er zelden feedback op hun dagelijks functioneren wordt gegeven. Vaak worden ergernissen en complimenten opgespaard tot het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Zo wordt het gesprek een verzameling van meningen en opgekropte gevoelens, en dat kan tot uitbarstingen leiden. Een goed beoordelingsgesprek kan en mag nooit een verrassing zijn voor de medewerker. Een werknemer zou eigenlijk moeten weten waarop hij beoordeeld wordt. Dit kan eenvoudig door hem bij aanvang van zijn werkzaamheden een beoordelingsformulier te overhandigen.

Een beoordelingsgesprek vindt plaats aan de hand van het ingevulde beoordelingsformulier. De chef spreekt alle punten met zijn medewerker door. Hij motiveert daarbij waarom hij de medewerker een bepaalde score geeft. Zo krijgt de beoordeelde een indruk over hoe zijn chef over hem denkt. Daarbij zullen sterke en zwakke punten aan de orde komen.

Meestal vindt een beoordelingsgesprek eenmaal per jaar plaats. De afspraken die tijdens het beoordelingsgesprek zijn gemaakt, worden aan het einde van de procedure altijd schriftelijk vastgelegd.

Men moet voorkomen dat er een ‘welles-nietessituatie’ ontstaat. De chef moet er rekening mee houden dat de beoordeelde in een afhankelijke positie zit. De beoordelaar zal het initiatief nemen en de beoordeling toelichten. Hij mag het gesprek nooit beginnen met: ‘Wat had u er zelf van gedacht?’ Dat brengt de beoordeelde in een onmogelijke positie.

Richtlijnen voor een beoordelingsgesprek

Om een beoordelingsgesprek goed te laten verlopen, moet de chef zich aan de volgende richtlijnen houden:

  • Stel de beoordeelde op zijn gemak. Een beoordelingsgesprek dat niet ontspannen verloopt, zal voor beide partijen een onplezierig einde hebben. Bovendien is de kans groot dat de beoordeelde niet met de werkelijke problemen voor de dag durft te komen.

  • Spreek de taal van de beoordeelde. Ga als chef de medewerker niet intimideren door allerlei moeilijke woorden te gebruiken.

  • Maak nooit vergelijkingen met anderen. Als chef mag je wel een idee hebben van de rangorde van je medewerkers, maar het is onverstandig dat te laten merken in een beoordelingsgesprek. Het gaat erom dat een medewerker een beoordeling krijgt op basis van de functie-eisen en niet op basis van vergelijking met collega’s. Deze richtlijn staat in principe het gebruik van de vergelijkingsmethode niet toe.

  • Laat gevoelens van sympathie of antipathie geen rol spelen.

  • Wees duidelijk, zowel bij goede als bij slechte prestaties.

  • Wek geen valse hoop. Het is het beste dat een medewerker precies weet waar hij aan toe is. Wanneer je als chef later bepaalde verwachtingen bij de medewerker niet kunt waarmaken, zal dat demotiverend werken.

  • Spreek niet bestraffend, maar probeer de medewerker te stimuleren om van het beoordelingsgesprek wat te leren en biedt de medewerker daarbij hulp aan. Daarmee laat je als chef merken dat je werkelijk geïnteresseerd bent in het beter functioneren van je medewerker.

  • Geef de beoordeelde de kans te reageren op de beoordeling.

  • Een beoordelingsgesprek is vertrouwelijk. Houd wat besproken is, tussen jou en de beoordeelde.

Als slot van de beoordelingsprocedure ondertekenen beoordelaar en beoordeelde het ingevulde beoordelingsformulier. Daarin staat het volgende vermeld:

  • gegevens van de beoordeelde;

  • beoordeling per onderdeel van het werk;

  • conclusies uit de beoordeling;

  • reacties en wensen van de beoordeelde;

  • afspraken voor het komende jaar;

  • conclusies voor beloning, functiewijzigingen of promotiekansen.

Als de beoordeelde opmerkingen over de beoordeling heeft, moeten die ook op het beoordelingsformulier vermeld worden.

Het beoordelingsformulier wordt in het dossier van de medewerker gestopt. Dat gebeurt tegenwoordig meestal digitaal op de afdeling personeelszaken. Ook hier geldt weer dat de privacy van de beoordeelde gegarandeerd moet zijn. Alleen medewerkers van de personeelsafdeling en de directe chef van de beoordeelde hebben toegang tot het personeelsdossier.

Als de chef en de beoordeelde het niet eens kunnen worden over de beoordeling, ontstaat een vervelende situatie. De beoordeelde kan weigeren het beoordelingsformulier te ondertekenen. Hij kan eisen dat een derde partij, bijvoorbeeld de directeur, nagaat of de beoordelingsprocedure eerlijk is verlopen. In sommige bedrijven is deze beroepsprocedure schriftelijk vastgelegd. Men hoeft hier in de praktijk gelukkig weinig gebruik van te maken. Dat komt doordat een dergelijke procedure vooral preventief werkt. Beoordelaars weten dat de beoordeelden in beroep kunnen gaan. Daar houden ze bij het opstellen van de beoordeling rekening mee. Voor een beoordelaar is het namelijk ook geen goede zaak wanneer een medewerker in beroep gaat. Daarom probeert een beoordelaar dat te voorkomen.

 

 

In samenwerking met het

© Noordhoff Uitgevers bv