Een vraag die steeds terugkeert binnen een organisatie is: zijn alle competenties aanwezig om ervoor te zorgen dat de organisatie goed draait? Hiervoor is het belangrijk dat je als manager of ondernemer de ontwikkelingen binnen de economie, branche en onderneming in de gaten houdt. Daarnaast is het van belang dat je de persoonlijke behoeften van de medewerkers inventariseert. Een opleidingsplan kan je hierbij helpen. Dit is een hulpmiddel om in kaart te brengen wie welke opleidingsbehoefte heeft, om kennis en vaardigheden te verrijken of aan te vullen.

In de theorie lees je wat een opleidingsplan is en volgens welke stappen je dit plan maakt. Je komt ook te weten waar je rekening mee moet houden als je een opleidingsplan opstelt.

Als manager of ondernemer wil je dat medewerkers hun werk goed doen. Het is belangrijk dat een medewerker de competenties beheerst die hij nodig heeft om zijn taken goed uit te voeren. Een opleidingsplan is een document waarmee je drie factoren gestructureerd in kaart kunt brengen.

Bedenk goed of je werknemers over de juiste competenties beschikken.

Om een opleidingsplan op te stellen, volg je de volgende stappen:

Het opstellen van een opleidingsplan schematisch weergegeven. Bij elk opleidingsplan volg je hetzelfde proces.

De eerste stap van een opleidingsplan is het in kaart brengen van de opleidingsbehoefte. Wie heeft of wie hebben (extra) scholing nodig? Hier kun je achter komen door observaties, vragenlijsten, of door het voeren van (voortgangs)gesprekken met medewerkers. Wat kan de medewerker goed en aan welke competenties moet hij werken?

Formuleren van opleidingsdoelen

Daarna formuleer je de opleidingsdoelen. Je schrijft concreet op aan welke competenties de medewerker gaat werken en hoeveel tijd hij hiervoor nodig heeft. Anders gezegd: je formuleert de gewenste situatie. Je kunt opleidingsdoelen opstellen voor een medewerker, een team of de gehele organisatie. Het is belangrijk om elk opleidingsdoel SMART te formuleren en om deze af te stemmen op de betrokken medewerker(s).

Als je wil leren om met 'lastige gasten' om te gaan, is het belangrijk om eerst een opleidingsdoel te formuleren. Je schrijft precies op wat je wil leren.

De huidige situatie, gewenste situatie en opleidingsdoelen zijn bekend. De volgende vraag is nu: Wie of wat is nodig om ervoor te zorgen dat de medewerker, het team of de organisatie zijn doelen bereikt? Hiervoor stel je een plan op. Dit kan betekenen dat het nodig is dat een medewerker of team een opleiding gaat volgen.

Opleidingsplan voorbeeld

Randvoorwaarden voor opleidingsplan

Het kiezen van een opleiding klinkt eenvoudiger dan het is. Er zijn twee randvoorwaarden waar je rekening mee moet houden:

• Financiële voorwaarde: is er voldoende budget om de medewerkers een opleiding te laten volgen?

• Organisatorische voorwaarde: kun je ervoor zorgen dat het werk gewoon doorgaat?

Om aan de financiële en organisatorische voorwaarde te voldoen, is het belangrijk dat je een planning maakt en een budget vaststelt waar je je aan houdt:

• Stel altijd van tevoren het opleidingsbudget vast: hoeveel geld is er om medewerkers een opleiding te laten volgen?

• Maak een overzicht van de medewerkers en diensten. Noteer hoeveel medewerkers op een dag werkzaam moeten zijn en wanneer er ruimte is voor scholing.

Kiezen van de juiste opleiding

De volgende stap bestaat uit het bepalen welke opleiding medewerkers kunnen gaan volgen. Je onderzoekt welke opleiding het beste aansluit bij de doelen, het budget en wensen van de medewerkers en organisatie.

Intern, extern of in-company?

Een opleiding kan intern, extern of in-company worden verzorgd.

• Een interne opleiding wordt gegeven door een medewerker uit de organisatie. Het voordeel is dat hij de organisatie en het vakgebied goed kent. Een nadeel kan zijn dat de medewerker niet geschoold is in het lesgeven.

• Een externe opleiding wordt verzorgd door een opleidingsinstituut, zoals een ROC of trainingsbureau. Het voordeel is dat zij onafhankelijk zijn, het nadeel is dat zij de organisatie niet goed kennen.

• Bij een in-company opleiding komt een externe opleider naar het bedrijf en geeft daar de opleiding of training. Het grote voordeel is dat de opleiding op maat gemaakt is en dat medewerkers geen tijd verliezen met reizen. Het nadeel is dat deze opleidingen vaak erg duur zijn.

De medewerkers volgen een in-company training. Een trainer neemt de rol van gast op zich, zodat een medewerker kan oefenen om met 'lastige' gasten om te gaan.

Scholing, bijscholing of omscholing?

De begrippen scholing, opleiding, bijscholing, omscholing, training en workshop vragen om enige uitleg. De begrippen op een rij:

Tot slot is er nog het begrip permanente educatie. Dit betekent dat je nooit uitgeleerd bent. Je leert je hele leven lang.

Bepaal of medewerkers een interne, externe of in-company scholing gaan volgen. Weeg de voor- en nadelen tegen elkaar af.

De laatste stap in het proces is de evaluatie. Zijn de gestelde doelen bereikt? Welk vervolgtraject is eventueel nodig? Deze evaluatie kan mondeling en/of schriftelijk plaatsvinden. Via gesprekken en/of via een evaluatieformulier.

Een evaluatieformulier is een handig hulpmiddel voor de trainer en manager om het effect van de training te toetsen.

Bij het volgen van de vorderingen van de medewerkers houd je altijd de gestelde doelen voor ogen. Leren de medewerkers de competenties die ze nodig hebben om het doel te bereiken? Manieren om hier achter te komen zijn:

• Laat elke medewerker vooraf zijn/haar persoonlijke leerdoelen formuleren en evalueer achteraf of en hoe deze zijn behaald. Overleg met de medewerkers en de trainer.

• Woon een scholingsdag of trainingsdag bij. Hiermee laat je ook je betrokkenheid aan de medewerkers zien.

• Spreek van tevoren af met de trainer dat hij de training evalueert met de medewerkers en dat hij hier een rapport van maakt.

• Zorg ervoor dat het geleerde in de praktijk toegepast wordt. Je weet dan zeker dat de scholing het gewenste resultaat oplevert.

• Bespreek de resultaten van de opleiding in het functionerings- en beoordelingsgesprek met de medewerker.

Geslaagd! De gestelde opleidingsdoelen zijn behaald.