Wij zijn bezig met het optimaliseren van onze website,
daarom willen we je 3 vragen stellen.

Wie ben je?
Wat voor informatie zoek je?
Bezoek je de site voor de eerste keer?
Mijn Passie

Log hier in met je Entree account

Inhoud

Inleiding

In een horecaonderneming kunnen in een maand wel duizenden financiële feiten plaatsvinden. Dat kan variëren van het afrekenen van een kopje koffie, het aanschaffen van wasmiddel tot het betalen van een groenteleverancier.

Al die financiële feiten komen in het grootboek terecht. Het grootboek wordt ook wel het kloppende hart van de boekhouding genoemd. Want daar gebeurt het allemaal.

Bron: Video Centrum Nederland, Soest

Wat doe je als het boekhoudsysteem niet meer werkt en je moet een jaarrekening samenstellen?

Gelukkig is niet alles verloren! Elke deskundige administrateur verwerkt alle boekingsstukken in het grootboek. Op basis hiervan kan een balans en uiteindelijk een jaarrekening worden samengesteld.

Deze theorie gaat over:

  • Wat een grootboek is en welke rol het speelt in de administratie;

  • Hoe je een grootboek opent en er boekingsstukken in verwerkt;

  • Hoe je een grootboek afsluit en op basis hiervan de balans opstelt.

Het grootboek ↑Naar boven

Natuurlijk maken we niet voor ieder financieel een nieuwe balans. Dat zou leiden tot bergen papier en absoluut niet werkbaar zijn.

Luca Pacioli, een Italiaanse wiskundedocent die onder andere samenwerkte met Leonardo da Vinci, had daar een oplossing voor bedacht. Hij introduceerde de Venetiaanse manier van boekhouden. Dat staat nu bekend als dubbelboekhouden. Dit systeem van boekhouden wordt nu nog steeds gebruikt! Met dit systeem ontstond ook het grootboek.

Luca Pacioli (1445 - 1517) was een Italiaanse Franciscaner monnik en wiskundige.

Bron: Wikipedia

Hij nam een groot, dik boek of schrift. Voor iedere bezitting, voor iedere schuld en voor het Eigen Vermogen nam hij twee naast elkaar liggende bladzijden; de linkerbladzijde gebruikte hij voor de debetzijde, de rechterbladzijde nam hij voor de creditzijde.

Grootboek van een Utrechtse studentenvereniging in 1968

Bron: Utrechtsch Studenten Film & Foto Gezelschap Focus Placet Hic

Nu maken we voor iedere post op een balans (en de resultatenrekening) een hoofdstuk. Die noemen we een rekening. Omdat iedere rekening in een grootboek wordt bijgehouden, is men gaan spreken van een grootboekrekening.

Men gebruikt nog steeds de grootboekrekening, maar nu in een kaartsysteem en bij het computerboekhouden.

In de praktijk worden twee soorten grootboekkaarten gebruikt, die alleen van opzet verschillen. De eerste vorm is de meest gebruikelijke:

  1. Grootboekrekening in scontrovorm:

    Naam van de rekening

    Debet

    Credit

    Datum

    Omschrijving

    Bedrag

    Datum

    Omschrijving

    Bedrag


  2. Grootboekrekening in paginavorm

    Naam van de rekening

    Datum

    Rekening

    Debet x € 1

    Credit x € 1

Als in een grootboekrekening iets debet opgeschreven wordt, heet dit debiteren, gebeurt dat aan de creditzijde dan heet dat crediteren.

In het grootboek verricht je de volgende administratieve handelingen:

  • het openen van de rekening aan de hand van de (openings)balans;

  • het bijwerken van de rekening naar aanleiding van financiële feiten;

  • het afsluiten van de grootboekrekening, waarna je de (eind)balans opstelt.

Openen van het grootboek ↑Naar boven

Het eerste wat gedaan moet worden, is het openen van het grootboek. Dat gaat naar aanleiding van de balans als volgt:

Balans

Debet

Credit

BEZITTINGEN

...

EIGEN VERMOGEN

...

SCHULDEN

...

...

...

  • op iedere rekening van bezit moet het beginbedrag (dat debet op de balans staat) aan de debetzijde worden opgeschreven met als omschrijving 'van balans';

  • op iedere rekening van schuld moet het beginbedrag (dat credit op de balans staat) aan de creditzijde worden opgeschreven met als omschrijving 'van balans';

  • het bedrag van het 'Eigen Vermogen' (staat credit op de balans) wordt credit op de grootboekrekening Eigen Vermogen geschreven met de omschrijving 'van balans'.

Door het openen van het grootboek schrijf je de beginbalans als het ware 'letterlijk' over.

Hierdoor is het grootboek vanaf het begin in evenwicht. Dat wil zeggen als je alle debetbedragen optelt, de uitkomst gelijk is aan de optelling van alle creditbedragen.

De balans van het Belgian Beer cafá te Leiden gaf per 1 januari 2009 aan:

Balans per 1 januari 2009

Debet

Credit

inventaris

30.000

Eigen Vermogen

46.300

voorraad dranken

14.300

banklening

5.000

debiteuren

9.000

crediteuren

15.000

kas

8.000

Totaal

61.300

Totaal

61.300

De administratie van Debuut openende het grootboek aan de hand van de beginbalans als volgt:

Inventaris

Debet

Credit

01/1

Van Balans

30.000

Voorraad dranken

Debet

Credit

01/1

Van Balans

14.300

Debiteuren

Debet

Credit

01/1

Van Balans

9.000

Kas

Debet

Credit

01/1

Van Balans

8.000

Eigen Vermogen

Debet

Credit

01/1

Van Balans

46.300

Banklening

Debet

Credit

01/1

Van Balans

5.000

Crediteuren

Debet

Credit

01/1

Van Balans

15.000

Het journaal ↑Naar boven

Het journaal is een overzicht waarin je de financiële feiten opschrijft. Later draag je die over naar het grootboek.

In het journaal wordt opgenomen:

  • welke grootboekrekeningen moeten worden bijgewerkt;

  • voor welke bedragen deze rekeningen worden gedebiteerd of gecrediteerd;

  • een verwijzing naar het gegeven waaraan de journaalpost wordt ontleend, het boekingsstuk.

Een journaal ziet er als volgt uit:

Journaal

Datum

Boekingsstuk

Naam van de grootboekrekening

Debet

Credit

...

...

...

Het journaal kan gemakkelijk dagelijks bijgewerkt worden; het is alleen een kwestie van snel enkele regels op de pagina noteren. Aan het begin van de periode moet het journaal wel geopend worden. Hiervoor noteer je de totaaltellingen van de balans zowel debet als credit in het journaal.

De opening van het journaal naar aanleiding van de Balans van het Belgian Beer Cafá op 1 januari 2009 wordt dan:

Journaal

Datum

Boekingsstuk

Naam van de grootboekrekening

Debet

Credit

1/1

...

balanstellingen

61.300

61.300

Het journaal is altijd in evenwicht omdat van elk financieel feit de debetboeking even groot is als de creditboeking.

Een journaal is een ontzettend belangrijk onderdeel van de financiële administratie. De belastingdienst verplicht ondernemers dan ook hun journaaloverzichten te bewaren!

Bij het maken van het journaal worden de zogenaamde boekingsregels gebruikt. Wat deze inhouden, leer je nu.

De boekingsregels

Bij het boeken van een financieel feit in het journaal geef je aan welke rekeningen je debiteert of crediteert. Van het financieel maak je een journaalpost. De rekening die gedebiteerd moet worden, staat in de journaalpost gewoonlijk boven de rekening die gecrediteerd moet worden. Het maken van een journaalpost in het journaal heet journaliseren.

Journaliseren gebeurt aan de hand van de boekingsregels. Deze regels zijn de kern van de financiële administratie. Je mag ze nooit meer vergeten!

Regel 1: De regel van bezit

Een rekening van bezit (debetpost op de balans) wordt:

  • gedebiteerd bij het ontstaan of het groter worden van de bezitting;

  • gecrediteerd bij het tenietgaan of het kleiner worden van de bezitting.

Regel 2: De regel van schuld

Een rekening van schuld (creditpost op de balans) wordt:

  • gecrediteerd bij het ontstaan of het groter worden van de schuld;

  • gedebiteerd bij het tenietgaan of het kleiner worden van de schuld.

Regel 3: De regel van het Eigen Vermogen

Een rekening van Eigen Vermogen (creditpost op de balans) wordt:

  • gecrediteerd bij het groter worden van het Eigen Vermogen;

  • gedebiteerd bij het tenietgaan of het kleiner worden van het Eigen Vermogen.

Aan het bedrag in de kolom debet en credit is te zien of een rekening is gedebiteerd of gecrediteerd. Om dit verschil ook in de omschrijving te herkennen, gebruiken wij het woord 'Aan' als we een rekening crediteren (of kortweg A/).

Op 1 februari ontvangen € 1.000 per bank van debiteur J. P. Ouwens. De heer en mevrouw Ouwens waren te gast in eetcafé de Magneet op 28 januari.

Dit financiële feit wordt verwerkt.

Eerst beantwoord je weer de volgende twee vragen beantwoorden!

  • Wat voor soort boekingsstuk is het?

  • Welke rekeningen van bezit, schuld of Eigen Vermogen veranderen er, op welke manier en met welke bedragen?

Pas vervolgens de boekingsregels toe op dit financiële feit en vul het journaal in.

Uitwerking

Het gaat hier om een bankstuk. De rekeningen debiteuren en bank zullen gaan veranderen. Volgens boekingsregel 1 moet de bezitting bank gedebiteerd worden. Volgens boekingsregel 1 moet de bezitting debiteuren gecrediteerd worden.

De journaalpost wordt nu:

Journaal

Datum

Boekingsstuk

Naam van de grootboekrekening

Debet

Credit

1 febr.

...

bank

1.000

...

aan debiteuren

1.000

Nog een voorbeeld.

Op 2 februari worden voor eetcafé de Magneet op rekening keukengrondstoffen gekocht ter waarde van € 600 bij de inkoopcentrale 'de VEN'.

Je stelt je weer de twee inmiddels bekende vragen.

Uitwerking

  • Het gaat hier om een inkoop.

  • De rekeningen voorraad keuken en crediteuren zullen gaan veranderen. Er is immers ingekocht maar de leverancier heeft nog niet betaald. Volgens boekingsregel 1 moet de bezitting voorraad keuken gedebiteerd worden. Volgens boekingsregel 2 moet de schuld crediteuren gecrediteerd worden.

De journaalpost wordt dan:

Journaal

Datum

Boekingsstuk

Naam van de grootboekrekening

Debet

Credit

2 febr.

...

voorraad keuken

600

...

aan crediteuren

600

Bijwerken van het grootboek ↑Naar boven

Aan de hand van het journaal kun je de veranderingen aanbrengen op de grootboekrekeningen. Zoals al duidelijk was, is in het journaal aangegeven welke rekeningen veranderen en hoe zij veranderen. Een bedrag dat debet is geboekt in het journaal, wordt debet bijgeschreven op de grootboekrekening. Het bedrag dat gecrediteerd is in het journaal, wordt credit bijgeschreven op de grootboekrekening.

Eetcafá de Magneet beschikt op 1 april over de volgende balans.

Balans per 1 april 2008

Debet

Credit

Gebouwen

70.000

Eigen Vermogen

35.000

Inventaris

30.000

Hypothecaire lening

70.000

Voorraad keuken

5.000

Crediteuren

5.000

Debiteuren

3.000

Bank

2.000

Totaal

110.000

Totaal

110.000

Over de maand april worden de volgende boekingsfeiten gegeven:

Datum

Boekingsfeit

3 apr.

Gekocht op rekening van de inkoopcentrale keukengrondstoffen ter waarde van € 500, die in het magazijn werden opgeslagen.

8 apr.

Betaald per bank een van de crediteuren € 1.000.

14 apr.

Per bank ontvangen van een van de debiteuren € 2.000.

29 apr.

Afgelost per bank op de hypothecaire lening € 3.000.

Het journaal op basis van bovenstaande boekingsfeiten wordt:

Journaal

Datum

Omschrijving

Debet

Credit

1 apr.

Balanstellingen

110.000

110.000

3 apr.

Voorraad keuken

500

Aan

Crediteuren

500

8 apr.

Crediteuren

1.000

Aan

Bank

1.000

14 apr.

Bank

2.000

Aan

Debiteuren

2.000

29 apr.

Hypothecaire lening

3.000

Aan

Bank

3.000

Ga na of je met toepassing van de boekingsregels ook tot bovenstaande journaalposten was gekomen.

Vervolgens wordt eerst het grootboek geopend. Daarna wordt het journaal regel voor regel in het grootboek overgenomen.

Gebouwen

Debet

Credit

1 apr.

Balans

70.000

Voorraad keuken

Debet

Credit

1 apr.

balans

5.000

3 apr.

inkoop

500

Debiteuren

Debet

Credit

1 apr.

balans

3.000

14 apr.

bankbetaling

2.000

Bank

Debet

Credit

1 apr.

balans

2.000

8 apr.

crediteur

1.000

14 apr.

debiteur

2.000

29 apr.

hypothecaire lening

3.000

Hypothecaire lening

Debet

Credit

29 apr.

bankaflossing

3.000

1 apr.

balans

70.000

Crediteuren

Debet

Credit

8 apr.

bankbetaling

1.000

1 apr.

balans

5.000

3 apr.

inkoopcentrale

500

Eigen Vermogen

Debet

Credit

1 apr.

balans

35.000

Met behulp van het grootboek heb je nu van elke bezitting en schuld een overzicht waaruit blijkt welke veranderingen zich hebben voorgedaan.

Afsluiten van het grootboek en samenstellen van de balans ↑Naar boven

Aan het eind van een boekingsperiode (bijvoorbeeld een maand of kwartaal) wordt nu eenmalig een eindbalans gemaakt (die weer beginbalans is voor de volgende boekingsperiode). Er hoeft dus niet iedere keer weer een nieuwe balans gemaakt te worden.

Bij het afsluiten van een grootboekrekening komt het evenwichtsprincipe weer om de hoek kijken.

De grootboekrekening voorraad keuken van eetcafá de Magneet ziet er op 31 januari als volgt uit:

Voorraad keuken

Debet

Credit

1/01

Van Balans

15.000

7/01

Afgeleverd

12.000

5/01

Inkoop op rek.

10.000

09/1

Afgeleverd (3)

4.000

31/1

Je berekent de totalen van zowel de debetzijde als de creditzijde

Voorraad keuken

Debet

Credit

1/01

Van Balans

15.000

7/01

Afgeleverd

12.000

5/01

Inkoop op rek.

10.000

9/01

Afgeleverd (3)

4.000

31/01

25.000

16.000

JE ziet dat de debetzijde en de creditzijde niet aan elkaar gelijk zijn. En dat kan natuurlijk niet!

Het lot wordt een handje geholpen.

Voorraad keuken

Debet

Credit

1/01

Van Balans

15.000

7/01

Afgeleverd

12.000

5/01

Inkoop op rek.

10.000

9/01

Afgeleverd (3)

4.000

31/01

Naar Balans

9.000

25.000

25.000

De grootboekrekening is in evenwicht gebracht. Het bedrag dat aan de creditzijde tekortkwam is het bedrag dat naar de balans gaat.

Allemaal leuk en aardig, maar klopt het dan wel?

Nog even een check.

Op 1 januari waren er in het magazijn keukenvoorraden ter waarde van

€ 15.000

Op 5 januari is er ingekocht ter waarde van

€ 10.000 +

€ 25.000

Op 7 januari is er verbruikt voor bereiding van gerechten ingrediënten ter waarde van

€ 12.000

Op 9 januari is er verbruikt voor bereiding van gerechten ingrediënten ter waarde van

€ 4.000 ­

Ligt er dus nog in het magazijnvoorraad keuken ter waarde van

€ 9.000

De grootboekrekening voorraadkeuken heeft aan de debetkant een overschot van € 9000,-. Dit vind je op de balans ook aan de debetkant terug.

Als een grootboekrekening een overschot aan de creditkant heeft, staat dit bedrag aan de creditkant op de balans.

Deze € 9.000 die op de creditzijde van de grootboekrekening staat, wordt dan op de balans genoteerd volgens de kruisregel:

  • staat het saldo op de grootboekrekening aan de debetzijde, dan komt de rekening en het bedrag aan de creditzijde van de balans; logisch want de creditzijde had voor afsluiting een hogere telling,

  • staat het saldo op de grootboekrekening aan de creditzijde, dan komt de rekening en het bedrag aan de debetzijde van de balans.

Dus

Balans per 31 januari

Debet

Credit

Gebouwen

Eigen Vermogen

Inventaris

Hypo. lening

Voorraad keuken

9.000

Crediteuren

Debiteuren

Bank

Totaal

Totaal

Dit is ook logisch als je bedenkt dat bezittingen altijd debet op de balans staan!

Nog een voorbeeld

Het afgesloten grootboek van het Belgian Beer Cafá eetcafá te Leiden ziet er op 31 januari als volgt uit:

Inventaris

Debet

Credit

01/1

Van balans

30.000

31/1

Naar Balans

30.000

30.000

30.000

Voorraad dranken

Debet

Credit

01/1

Van Balans

14.300

07/1

Afgeleverd

15.150

05/1

Inkoop op rekening

21.450

09/1

Afgeleverd

3.100

31/1

Naar Balans

17.500

35.750

35.750

Debiteuren

Debet

Credit

01/1

Van balans

9.000

12/1

Ontvangen per kas

6.000

07/1

Verkoop op rekening

18.960

31/1

Naar Balans

21.960

27.960

27.960

Kas

Debet

Credit

01/1

Van balans

8.000

15/1

Betaald Riehe

3.000

09/1

Verkoop per kas

3.890

23/1

Betaald bedrijfskosten

2.700

12/1

Ontvangen H. Kools

6.000

31/1

Naar balans

12.890

Totaal

17.890

Totaal

17.890

Eigen Vermogen

Debet

Credit

23/1

Bedrijfskosten

2.700

01/1

Van balans

46.300

31/1

Naar balans

48.200

07/1

Verkopen op rekening

3.810

09/1

Verkopen per kas

790

Totaal

50.900

Totaal

50.900

Bankrekening

Debet

Credit

31/1

Naar Balans

5.000

01/1

Van Balans

5.000

5.000

5.000

Crediteuren

Debet

Credit

15/1

Betaald per kas

3.000

01/1

Van Balans

15.000

31/1

Naar balans

33.450

05/1

Inkoop op rekening

21.450

Totaal

36.450

Totaal

36.450

Door nu de saldi over te brengen naar de balans per 31 januari, verkrijgt eetcafá de Magneet de volgende eindbalans:

Balans per 31 januari

Debet

Credit

Inventaris

30.000

Eigen Vermogen

48.200

Voorraad dranken

17.500

Banklening

5.000

Debiteuren

21.960

Crediteuren

33.450

Kas

12.190

81.650

81.650

 

 

In samenwerking met het

© Noordhoff Uitgevers bv