Het ondernemingsplan is goedgekeurd. Er zijn voldoende financiële middelen om te starten. De verbouwing wordt nu uitgevoerd, de inrichting van het bedrijf krijgt gestalte. De ondernemer kan de plannen om zijn bedrijf en bedrijfsformule te realiseren nu gaan implementeren.

Om dat goed te laten verlopen, is een implementatieplan nodig. Zo’n plan biedt structuur. In de startfase moeten veel vragen beantwoord worden. Die hebben betrekking op allerlei onderdelen van het bedrijf, zoals de inzet van personeel, de opleverdata van bouwers en leveranciers, enzovoort.

Hier kun je een aflevering van 'Mijn tent is top' bekijken. Mijn tent is top

Nu het ondernemingsplan is goedgekeurd, moet de ondernemer dit omzetten in daden en acties. Alle activiteiten moeten zijn gericht op het realiseren van de bedrijfsformule, met als doelen kostenbeheersing, winst maken en continuïteit van de onderneming.

Het toverwoord hierbij is structuur. Zonder structuur bestaat het gevaar dat er dingen dubbel gedaan of juist vergeten worden. Het totale overzicht is dan weg en veel energie gaat verloren aan onduidelijkheden. Er ontstaat structuur door activiteiten te plannen en op elkaar af te stemmen. Deze fase wordt wel het managementproces genoemd. De volgende punten worden in deze fase vastgelegd:

• Wat is het doel van de onderneming?

• Wat is de planning om het doel te bereiken?

• Hoe worden de activiteiten georganiseerd?

• Wie stuurt de activiteiten?

• Wie controleert en evalueert?

Iedereen die bij de activiteiten betrokken is, moet weten wie het aanspreekpunt is. Meestal is dit de ondernemer of iemand van de bedrijfsleiding.

De implementatie van een ondernemingsplan bestaat uit veel activiteiten die tegelijkertijd lopen, of elkaar heel snel opvolgen. De ondernemer moet structuur aanbrengen om richting te geven aan de activiteiten en wel zo, dat ze elkaar niet belemmeren.

De punten die in het managementproces aan de orde komen, worden hierna verder uitgewerkt.

Wat is het doel van de onderneming?

Het formuleren van de doelgroep, bedrijfsformule, personele invulling, en omzet- en winstdoelstelling is een belangrijk uitgangspunt. Hierbij kan de SMART -theorie gehanteerd worden.

SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.

Specifiek

Omschrijf het te bereiken doel duidelijk en concreet. Het moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven. Een voorbeeld van een vage doestelling is: ‘we moeten gastvriendelijker worden’. Hierin ontbreekt het specifieke doel. Meer specifiek is: we hebben veel klagende gasten.

Een specifiek probleem kun je aanpakken door gerichte vragen en antwoorden te formuleren.

• Wat gaan we daaraan doen? Beter luisteren, werken met een glimlach, schone werkomgeving.

• Wie zijn erbij betrokken? Alle medewerkers van het terras, restaurant, keuken, en schoonmaak.

• Waarom doen we dit? We willen tevreden gasten die terugkomen.

• Wanneer gebeurt het? Morgen beginnen we!

Meetbaar

Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Doe zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen.

Acceptabel

Als je een SMART-doel voor jezelf stelt, dan is het voldoende dat je het zelf accepteert. Maar wanneer je als leidinggevende een doel voor een groep mensen stelt, dan is het belangrijk dat er draagvlak voor is. De medewerkers moeten het willen, anders wordt het doel niet gehaald of beklijft de verandering niet. Vraag je dus af:

• Zijn de medewerkers bereid om zich hiervoor in te zetten?

• Stellen we geen onmogelijke eisen?

• Is het doel herkenbaar?

Realistisch

Ga na of het doel haalbaar is. Zet wat praktische zaken op een rij, en vraag je bijvoorbeeld af:

• Kunnen we de werkplekken schoonhouden tijdens het uitvoeren van onze taak?

• Hebben we voldoende bedrijfskleding om er altijd schoon uit te zien?

• Kan iedereen van hoog tot laag hieraan meewerken?

Tijdgebonden

Een SMART-doelstelling heeft een begin en een einddatum. Zeker de korte termijn doelstellingen moeten SMART zijn. Maak dus een prioriteitenlijst en een tijdplanning. Bijvoorbeeld:

• Schone werkomgeving, wanneer? Meteen.

• Werken met glimlach, wanneer? Meteen.

• Meer gasten die terugkomen, wanneer? Volgende week willen we de eerste gasten terugzien.

• Geen klagende gasten, wanneer? Meteen.

Let op, SMART is geen doel op zich, maar een hulpmiddel om concreet doelstellingen te formuleren, die voor iedereen gelden.

Wat is de planning om het doel te bereiken?

Om het doel te kunnen bereiken, moet een planning worden gemaakt. De bedrijfsleider kan zichzelf in deze fase de volgende vragen stellen:

• Hoe krijgen we de gasten binnen?

• Hoe presenteren we het bedrijf?

• Hoe maken we ons bekend?

• Waar kunnen we onze doelgroep bereiken?

• Hoe zorgen we dat de gasten terugkomen?

• Welke producten gaan we bieden?

• Wat is de break-evenomzet per dag

• Welke omzet moet gehaald worden tijdens de eerste dag?

• Welke bezettingsgraad moet gerealiseerd worden (stoelbezetting, kamerbezetting)?

Hoe worden de activiteiten georganiseerd?

De bedrijfsleider moet de taken en verantwoordelijkheden behorende bij iedere functie binnen het bedrijf beschrijven. Hij beantwoordt daarmee de vraag: ‘Wie doet wat en wanneer?’ Hij geeft aan hoeveel mankracht voor de verschillende functies nodig is, en verdeelt de taken. Een prima hulpmiddel daarbij is het Handboek Referentiefuncties Bedrijfstak Horeca. Hierin worden alle functies binnen de horeca beschreven op taken en verantwoordelijkheden, met daaraan gekoppeld de bijbehorende indeling in functieschaal.

Wie stuurt de activiteiten?

Er moet altijd iemand aanwezig zijn, die bevoegd is om beslissingen te nemen. Meestal is dit de eigenaar en partner of een bedrijfsleider/directeur. Het is handig om dit ‘zwart op wit’ te zetten in een huishoudelijk reglement of een introductie boekje.

Bij het opstarten van een nieuwe onderneming moet de ondernemer doorlopend op de hoogte zijn van omzetten, inkoop, uitgaven en andere kosten. Het is belangrijk om in die beginfase dagelijks de omzet te vergelijken met de gemaakte kosten voor inkoop, personeelsinzet, aantal gasten en kengetallen. De ondernemer ziet dan snel of al de inkomsten voldoende zijn om de kosten de te betalen. Grote ketenbedrijven bijvoorbeeld McDonald’s, of NH Hoteles hebben deze cijfers permanent beschikbaar om dagelijks de resultaten te kunnen volgen en bij te sturen.

Houd dagelijks een korte omzetbespreking en vraag de verantwoordelijk functionarissen wekelijks om een kostenoverzicht. Kosten rijzen snel de pan uit, maar moeten wel terugverdiend worden om de continuïteit te kunnen garanderen.

Wie controleert of evalueert de activiteiten, en hoe?

De ondernemer controleert de leidinggevenden van een afdeling, de chef-kok en restaurantmanager. De activiteiten moeten doorlopend geëvalueerd worden. De start van een onderneming heeft grote financiële consequenties. Het is belangrijk voor de ondernemer om altijd op de hoogte te zijn van de actuele stand van zaken.

Een hulpmiddel hierbij kan de PDCA-cyclus zijn. PDCA staat voor:
Plan
Do
Check
Act

Bij de evaluatie moeten de omzetprognose en kengetallen bepalend zijn. Hoeveel omzet hebben we behaald, wat kan beter, wat moet gestopt worden? Wie is daarvoor verantwoordelijk? Wanneer moet het gedaan worden?

De werkprocessen, geleverde producten en diensten moeten steeds worden gecontroleerd. De ondernemer houdt daarmee overzicht en heeft snel in beeld als gewenste resultaten of doelstellingen niet behaald worden. De ondernemer staat behoorlijk onder druk. Hij is immers degene die de regie in handen moet houden en het overzicht moet hebben om goed te kunnen (bij)sturen. Een goede structuur kan hem helpen het hoofd koel te houden en niet achter de feiten aan te lopen.

In de implementatiefase is de bedrijfsformule het uitgangspunt! Iedere ondernemer heeft een eigen unieke bedrijfsformule. Tijdens de implementatiefase moet hij die in een activiteitenplan beschrijven. Zeker in de beginperiode is het heel belangrijk om kengetallen als meetpunt in te bouwen om de voortgang te kunnen volgen. Er zijn veel investeringen gedaan om een bedrijf te kunnen starten. Alle kosten die bespaard kunnen worden, dragen bij aan een omzetverhoging.

Kengetallen die de ondernemer hierbij kan hanteren, zijn:

De kengetallen kunnen herleid worden uit de exploitatiebegroting die de ondernemer heeft gemaakt en die is goedgekeurd door de bank of een andere financier.

Deze kengetallen moet de ondernemer in de beginperiode van het bedrijf dagelijks controleren en bestuderen. Het bijsturen van de activiteiten of aanpassen van werkprocessen kan dan tijdig gebeuren.

Gelukkig komt het door de kwaliteit van opleidingen, strengere financieringsregelingen en hulp van banken en/of brouwerijen minder vaak voor dat een nieuw bedrijf zo snel failliet gaat. De ondernemer moet echter altijd alert blijven op cijfers, iedere dag opnieuw. Een goed begin is het halve werk, zegt een spreekwoord. De ondernemer kan een goed begin maken door het implementatieplan inclusief bewaking van kengetallen consequent in te voeren en te bewaken.

Sturen en bijsturen

Wat kan de ondernemer doen om een situatie zoals in het voorbeeld beschreven te voorkomen? Het antwoord hierop is slechts één woord; controle. De kengetallen moeten elke dag gecontroleerd worden. Zo kun je als ondernemer per week of per maand op basis van die kengetallen sturen en bijsturen. Stel de momenten waarop controle uitgevoerd wordt vast. De beginperiode is belangrijk voor kostenbeheersing. Controleer daarom iedere dag de dagstaat van de kassa. Vergelijk de bedragen met de kengetallen en kijk of deze gehaald worden. Stel jezelf de volgende vragen:

• Waarom worden kengetallen niet gehaald?

• Welke invloed heb ik daar als ondernemer op?

• Welke maatregelen neem ik?

• Wat loopt goed en kan nog beter?

• Wat loopt slecht en kan/moet gestopt worden?

Door dit consequent te doen heeft de ondernemer permanent in beeld of verwachtingen te hoog of te laag zijn. Hij kan dan tijdig bijsturen.

Voor verfijning van de eigen bedrijfsformule, ga je naar de site van het bedrijfschap Kenniscentrum Horeca: www.kenniscentrumhoreca.nl . Daarnaast kun je een beroep doen op een boekhoudkantoor of een specialist op dit gebied.

Een rekenschema is een hulpmiddel om kosten per kostensoort goed in beeld te brengen en zo een objectief overzicht te hebben van de kosten van je bedrijf.

De ondernemer maakt in de beginperiode van zijn bedrijf ‘tropenjaren’. Hij is in de hele keten van werkprocessen en activiteiten altijd de laatste schakel. Overal moet hij akkoord voor geven en besluiten nemen. De vragen die op hem afkomen, gaan over van alles en nog wat:

• elektra-aansluitingen

• tappunten

• ontvangst, opslag goederen

• routing

• wijn en menukaart

• keukenapparatuur

• restaurant inrichting

• servies, bestek, glaswerk

• restaurant en keukenmaterialen

• kamerinrichting

• vlaggenstok

• afvalcontainers.

En ga zo nog maar even door!

Teveel om op te noemen. De ondernemer heeft vooral vlak voor de opening honderden vragen per dag te beantwoorden. Hierbij komt de openingsdatum steeds dichterbij. De gevolgen laten zich raden. De ondernemer komt onder druk te staan. Heeft hij zijn huiswerk goed gedaan, dan laat hij zich niet gek maken. Zijn planning klopt, en hij kan rustig door werken tot de opening.

In de laatste weken voor en de eerste weken na de opening van zijn bedrijf moet de ondernemer zich een aantal vragen stellen:

• Sluit de bedrijfsformule goed aan op de doelgroep?

• Zijn de openingstijden goed gekozen?

• Hoe hoog is de omzet dranken/keuken? Voldoen ze aan de kengetallen?

• Hoe ervaren de gasten de prijzen?

• Heb ik de juiste medewerkers geworven/gekozen?

• Is de omzet volgens prognose, voldoet ze aan de prognose?

• Hoe hoog is het inkooppercentage?

• Zijn de juiste afspraken gemaakt met leveranciers?

De ondernemer zal tot en met de eerste weken na de opening een hectisch bestaan hebben. Hij heeft juist in die periode veel steun aan structuur. Een goed plan waarin alle activiteiten staan beschreven helpt hem daarbij. De werkprocessen kunnen na de opening heel gericht op de bedrijfsformule afgestemd worden. Denk daarbij aan:

• koeling en magazijn inrichten;

• routing vaststellen;

• kaart opstellen;

• schema huishoudelijke dienst opstellen;

• mise en place maken;

• sleutelplan vaststellen;

• openingstijden bepalen;

• bestel en levertijden leveranciers vaststellen.

De ondernemer heeft veel deskundigheid ingekocht voor het bouwen, verbouwen en inrichten van het nieuwe bedrijf. Ondanks dat neemt de ondernemer zelf alle beslissingen! www.rtl.nl

Evalueren

Het implementatieplan is een leidraad, die richting geeft aan de dagelijkse praktijk tijdens de start/beginperiode van een onderneming. Doelstellingen en activiteiten zijn geformuleerd en moeten ook geëvalueerd worden.

Welke doelstellingen zijn gelet op de exploitatiebegroting behaald? Welke zijn bijgesteld of niet behaald en wat zijn daarvan de gevolgen?

De ondernemer kan op deze vragen een antwoord krijgen als hij het implementatieplan en de activiteiten evalueert. Met evalueren wordt hier bedoeld: op basis van omzetgegevens en cijfers terugblikken en conclusies trekken.

Een objectieve evaluatie heeft betrekking op:

• kengetallen die behaald zijn;

• bruto-omzet;

• bruto- en nettowinst;

• aantal gasten;

• aantal medewerkers;

• gasttevredenheid;

• naamsbekendheid;

• inkooppercentage.

De ondernemer moet zich niet laten verleiden tot een globale invulling van de cijfers, of zichzelf rijk rekenen. Hij moet op basis van de werkelijke cijfers een reëel plan maken voor de toekomst. Een reëel plan is niet altijd een mooi plan. Een reëel plan kan consequenties hebben voor:

• de bedrijfsformule;

• de personeelsbezetting;

• de gevoerde kaart;

• de prijzen.

De ondernemer die op basis van een evaluatie van het implementatieplan een reële blik vooruit werpt, kan tot allerlei verbeterpunten of veranderpunten komen. Zo kan hij op basis van de harde cijfers besluiten een volledig nieuwe kaart te gaan voeren. Hij kan ervoor kiezen om de openingstijden aan te passen, of zich te gaan richten op een nieuwe of extra doelgroep. Zonder de evaluatie is het kiezen minder objectief en meer op gevoel, en dat kan gevaarlijk zijn.