Inleiding

Het maken van een goed personeelsrooster wordt vaak onderschat. Er voor zorgen dat de juiste medewerker op de juiste dag op het juiste tijdstip en op de juiste plek aanwezig is om te werken, vraagt inzicht en tijd. Ook moet je de (wettelijke) regelgeving in acht nemen.
Een goed rooster houdt rekening met de belangen van de onderneming én die van de medewerker(s). Een medewerker die merkt dat zijn of haar wensen ook meetellen, voelt zich beter en zal meer presteren.

Er bestaan veel manieren om een rooster te maken. Een eenvoudige, doelmatige wijze is de SVH Horecaplanner; deze werkwijze leidt je in drie stappen naar het beste resultaat. De SVH Horecaplanner werkt volgens het principe van vraag en aanbod: pas als je weet hoe de samenstelling van je medewerkerskorps moet zijn (vraag), ga je daarop medewerkers inroosteren (aanbod).

Werkwijze (toon toelichting)

1. Maak eerst een Anoniem Rooster. Maak voor de periode waarover je het rooster maakt een zo nauwkeurig mogelijke inschatting van de beste personele bezetting. In dit stadium zet je nog geen mensen op het rooster, je bepaalt welke functies of vaardigheden (competenties) je nodig hebt.
   Dus: op vrijdag 3 september heb ik vanaf 16.00 uur een ervaren kok nodig in de keuken etc. Het resultaat is een overzicht waarin voor de roosterperiode duidelijk is vastgesteld wat het totaal is van de functies of competenties die je nodig hebt.
2. Stel vast over welke medewerkers je kunt beschikken. Maak een overzicht van de beschikbaarheid van alle medewerkers. Het is daarbij belangrijk dat ook de oproepkrachten aangeven wanneer zij kunnen werken. Houd bovendien rekening met bijzondere situaties als verlof, trainingen, ziekte en dergelijke. Elke medewerker vertegenwoordigt een of meer functies of competenties. Als je weet wie wanneer beschikbaar is, dan weet je ook wat het totaal is van beschikbare functies/vaardigheden voor de roosterperiode.
   In stap 1 heb je vastgesteld welke functies/vaardigheden je nodig hebt, in stap 2 heb je bepaald welke functies/vaardigheden beschikbaar zijn. Je kunt nu het rooster gaan maken.
3. Maak een Effectief Rooster. Baseer je op het Anonieme Rooster en zet daarin de beschikbare medewerkers, zoveel mogelijk met de juiste functies/vaardigheden. Houd daarbij rekening met de wettelijke (CAO)eisen en probeer de diensten zo gelijkmatig mogelijk te verdelen. Plaats eerst de vaste medewerkers en vul deze daarna aan met oproepkrachten. Let op! Voor een goed resultaat vraagt deze fase, zeker in het begin, creativiteit, inventiviteit en vooral tijd. Als je voor het eerst gaat werken met de SVH Horecaplanner zul je zien dat er een groot verschil kan zijn tussen de vraag aan functies/vaardigheden en de beschikbaarheid. Je zult je medewerkerkorps dan moeten gaan aanpassen.
   Als het rooster klaar is, kun je het verspreiden onder de medewerkers. Tenslotte: Het is belangrijk om de dagelijkse omstandigheden goed in de gaten te houden en zonodig je rooster daarop aan te passen.

Tips

Elke medewerker heeft bijzondere wensen. Probeer daarmee in redelijke mate rekening te houden. Je zult zien dat dit de tevredenheid van de medewerker bevordert. Men is dan ook eerder geneigd eens iets extra's voor de werkgever te doen.
Flexibel inzetbare medewerkers maken het creëren van een rooster eenvoudiger.
Het duurste rooster: het rooster waaraan niet voldoende tijd en moeite is besteed.

Resultaat

De handeling is goed uitgevoerd wanneer:
je een rooster hebt gemaakt waarbij je bent uitgegaan van de medewerkers die je nodig hebt, niet van de medewerkers die je in dienst hebt.