Werkwijze (toon toelichting)

1. De telefoon gaat over.
2. Neem de hoorn zo snel mogelijk van het toestel en houd deze goed bij je oor en je mond.
   Als je de hoorn niet goed bij je mond houdt, is de kans groot dat wat je zegt onverstaanbaar is voor de beller. Doe het niet overhaast, neem de telefoon rustig op en houd de hoorn stevig in de hand, dichtbij het hoofd en spreek duidelijk in microfoon.
3. Begroet de beller.
   Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Goedemorgen (middag of avond), restaurant / bedrijf.... u spreekt met.... (naam van medewerker). Waarmee kan ik u van dienst zijn?
   In de meeste bedrijven zijn er duidelijke richtlijnen over de tekst waarmee je de telefoon opneemt.
   Zorg dat je die tekst kent, oefen de tekst zonodig van tevoren.
4. Noteer de naam van de beller en luister aandachtig naar zijn vraag.
5. Herhaal (met andere woorden!) de vraag als de beller is uitgesproken.
   Je kunt dan bijvoorbeeld zeggen: 'Mevrouw Y, u wilt de heer X spreken?'
6. Beantwoord de vraag.
7. Neem afscheid van de beller.
   Je kunt bijvoorbeeld zeggen: 'Nog een prettige dag verder!'

Tips

Zoek van tevoren uit hoe de bedrijfstelefoon precies werkt: per bedrijf en toestel kan dat nogal verschillen.
Oefen zonodig de bediening van de telefoon: aannemen en doorverbinden.
Bespreek ook de richtlijnen die er zijn over telefoneren, het opnemen van de telefoon in het bedrijf.
Oefen van tevoren de teksten, zodat je daarmee bekend bent als je die moet toepassen.

Resultaat

De gastheer/-vrouw kan de telefoon opnemen volgens de richtlijnen van het bedrijf.
Vaak is dat:
- Vriendelijk en correct: groet beleefd, noemt naam van het bedrijf, de eigen naam en geeft de beller het woord.
- Spreekt rustig en duidelijk in goed verstaanbaar Nederlands.